Infomation Lifecycle Management 

 

Einfaches Sperren und Löschen personenbezogener Daten mit SAP ILM

 

Nach Ablauf des Verwendungszwecks, der zuvor im Rahmen einer Vertragserfüllung oder der Existenz einer Einwilligungserklärung gegeben war, ist gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung eine Löschung der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten umgehend umzusetzen. Dabei sind gesetzliche Ausnahmetatbestände, wie z.B. die Einhaltung einschlägiger Aufbewahrungsfristen, zu beachten und die betroffenen Daten sind gegen einen unberechtigten Zugriff von nicht autorisierten Personen zu schützen.

 

Dieser Lebenszyklus wird durch die nachstehende Graphik verdeutlicht:

 

 

Um diesen Anforderungen in komplexen SAP Systemlandschaften nachzukommen, wird mit dem SAP Information Lifecycle Management (ILM) der SAP Standard modulweise um die Fähigkeit erweitert, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten durch definierte Regeln und Retention-Management-Funktionen zu verwalten.

 

Die konkreten Leistungsmerkmale von SAP ILM können wie folgt zusammengefasst werden:

 

Definition von Aufbewahrungsregeln und Residenzzeiten zur Abbildung gesetzlicher Vorgaben für produktive und archivierte Daten

Sperren von Daten gegen ungewollte Vernichtung, die für Rechtsfälle relevant sind

Endgültiges Vernichten der Daten unter Berücksichtigung verwalteter Regelwerke

Ablage von gesperrte Daten auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server, zum Schutz gegen Unveränderbarkeit, unberechtigten Zugriff oder einer ungewollten vorzeitigen Löschung

ILM-Einführungsprojekt

 

ILM-Einführungsprojekte stellen komplexe Vorhaben dar, die von einer genauen Analyse der technischen Daten im SAP-System, über die Einrichtung der Aufbewahrungsregeln in den ILM-Objekten auf einer Sandbox bis hin zum GoLive mit ersten, echten Löschvorgängen eine exakte Planung und ein tiefes technisches Verständnis der Funktionen erfordert. 

 

Ein typisches Projekt zur Konzeptionierung und Umsetzung von SAP ILM durchläuft folgende Phasen:

Unsere Leistungen im Überblick

 

Bereits Mitte 2017 wurde dafür das Natuvion „ILM Competence Center“ in Berlin eröffnet. Dieses bietet derzeit mit rund 30 speziell ausgebildeten IT-Beratern und DSGVO-Projektmanagern einen Expertenpool rund um die Themen Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten in SAP-Systemlandschaften mit Hilfe von ILM. Zu den konkreten Leistungen des Teams gehören:

 

Analyse der vorhandenen Datenhaltung personenbezogener Daten mit dem eigens entwickelten Datenanalysedienst „Natuvion SOPHIA“

Erstellung einer systemübergreifenden Sperr-/ Löschmatrix mit entsprechender Fachdokumentation

Ermittlung des konkreten Umsetzungsbedarfs für die definierten Sperr-/Löschregeln in SAP ILM in den jeweiligen Modulen inkl. angeschlossener Systeme (Fachfeinkonzeption)

Rechtliche Beratung in Kooperation mit ausgewählten und spezialisierten IT Rechtskanzleien (SKW Schwarz)

Durchführung komplexer Implementierungsprojekte für SAP ILM mit entsprechendem Customizing, vollständigem Aufbau in Sandboxen und Qualitätssystemen bis hin zum GoLive und weiterführender Begleitung während der Stabilisierungsphase.

Durchführung von Qualitätssicherungen oder Audits auf Basis Ihrer bestehenden Installation / laufendem Projektes

Durchführung von Trainings für Mitarbeiter, um ihre eigene Handlungsfähigkeit zur Administration des SAP ILM zu unterstützen

 

Besuchen Sie zu diesem Thema auch unseren YouTube-Kanal. Die Aufzeichnung unseres aktuellen Webcasts zum Thema „Einfaches Sperren und Löschen mit SAP ILM“ finden Sie auf unsere Youtube Channel.

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