STANDARDISIERUNG UND FLEXIBILISIERUNG VON CUTOVER PROZESSEN

 

Projekte in der Cutover-Phase, also kurz vor Produktivsetzung, zeichnen sich durch einen engen Zeitrahmen aus. Oft werden dabei mehrere Testläufe ausgeführt, bevor es zum Produktivlauf kommt. Ein solcher Prozesslauf ist gekennzeichnet durch einen individuellen Umfang und Ablauf. Dabei laufen einerseits viele Einzelaktivitäten nach einem wiederkehrenden Muster ab, andererseits variiert die Anzahl und Dauer dieser Einzelaktivitäten je nach Umfang des jeweiligen Projekts. Bis zuletzt können sich Aktivitäten oder auch Projektphasen, bspw. durch unvorhergesehene Ereignisse noch ändern.

Natuvion hat mit der Cut-Over App eine Cloud-basierte Software entwickelt, die zur Planung und Ausführung von Projekten  eingesetzt werden kann.

 

Wie meistert die Cutover App die scheinbar gegensätzlichen Anforderungen „Flexibilität“ und „Stabilität“? 

 

Aufgrund der volatilen Abläufe während des Cutovers greifen viele Cutover Teams nach wie vor auf Excel-basierte Projektpläne zurück, obwohl viele unterschiedliche Software-Lösungen zur Projektplanung und -steuerung verfügbar sind. Einerseits, weil Excel flexibel einsetzbar ist und über Unternehmensgrenzen hinweg in den Fachabteilungen bekannt ist, andererseits, weil spezielle Projektplanungs­werkzeuge nicht flexibel genug, proprietär und teuer sind.

Der Einsatz von Excel zur Planung und Steuerung von Cut-Over Projekten birgt aber auch entscheidende Nachteile:

  • Die Projektdatei wird dem Cutover Team meist auf einem gemeinsamen Verzeichnis zur Verfügung gestellt. Das gemeinsame Bearbeiten wird durch Excel aber standardmäßig nicht unterstützt, es kommt oft zu Sperrkonflikten und Missverständnissen, bspw. durch eingestellte Spaltenfilter
  • Die ExcelSheets sind oftmals sehr überladen, weil versucht wird, Informationen für Benutzer mit unterschiedlichen Rollen auf wenigen Seiten darzustellen    
  • Die Planung des Prozessablaufs über Tasks mit Vorgängern, Nachfolgern, paralleler und sequentieller Verarbeitung kann mit Excel weder visualisiert noch vernünftig getestet werden
  • Eine proaktive Steuerung der Projektbeteiligten und Monitoring in Echtzeit ist mit Excel nicht möglich, da Aktualisierungen zur Projektausführungszeit manuell in die Projektdatei eingetragen werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig
  • Zusätzliche Informationen, bspw. für einen aktuellen Report an das Management, müssen aus den Laufzeitdaten manuell erstellt und aufbereitet werden, was eine weitere Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter darstellt

 

Cutover Projekte erfolgreich durchführen

Nach einer Vielzahl durchgeführter Cutover-Kundenprojekte durch Berater der Natuvion zeigt sich, dass eine erfolgreiche Projektdurchführung essentiell davon abhängt, dass alle Beteiligten immer von überall aus Zugriff auf alle relevanten Projektdaten haben und dadurch schnell auf eintretende Ereignisse reagieren können. Der Prozess muss dabei durch ein Werkzeug unterstützt werden, das folgenden Anforderungen genügt:

  • Prozessplanung und -ausführung durch eine Applikation
  • permanente und automatische Überwachung des Prozessablaufs und der Prozessperformance
  • Erkennung von Fehlentwicklungen nach ihrer Wichtigkeit, bspw. durch automatische Meldung von Ausnahmen und Vorfällen, die unmittelbares Eingreifen erfordern
  • gleichzeitige Meldung der aufgetretenen Fehler an alle relevanten Beteiligten
  • schnelle Kommunikationsmöglichkeiten unter den Projektbeteiligten
  • zentrale Dokumentation
  • Prozessdaten in Realtime inkl. Monitoring und Dashboard-Funktionalität
  • Möglichkeit zur schnellen und unkomplizierten Änderung von Prozessabläufen

 

Flexible – oder standardisierte Prozessabläufe?

Diese Frage lässt sich mit der Cutover App von Natuvion einfach beantworten: Beides!
Abb.1 im Header zeigt, wie die Cutover App die scheinbar gegensätzlichen Anforderungen auf einzigartige Weise vereint, um die o.g. Anforderungen zu erfüllen.

 

Erfahren Sie mehr über 

  • die Planung des Cutovers
  • die Ausführung
  • die Technologie
  • Business Process Modeling (BPM)

und erleben Sie die Cutover App in Aktion.

 

Oder werfen Sie einen Blick in unser Video zur Cutover App.

 

Fragen, Anregungen, Feedback? Wir freuen uns darauf.