Umzug auf powercloud geplant? 6 Tipps zum erfolgreichen Wechsel

Jede IT-Plattform arbeitet dabei in der Regel mit einem etwas anderen Daten- und Prozessmodell. So auch powercloud. Da lässt sich nicht alles mit einem Fingerschnips sofort vom alten ins neue Datenmodell übertragen. Deshalb ist gerade zu Projektbeginn ein transparentes Vorgehen essenziell. Wie sieht meine bisherige Systemlandschaft aus und welche Daten habe ich in meinen Systemen? Mithilfe des richtigen Analyse- und Umzugswerkzeugs lassen sich diese Details frühzeitig klären und Fehler vermeiden. Auf welche Details es daneben noch ankommt, haben wir für Sie in sechs konkreten Tipps zusammengefasst.

6 Tipps, wie Ihr digitaler Umzug ein Erfolg wird

1. Alte Datenbestände bereinigen

Für den Umzug auf neue digitale Plattformen ist eine detaillierte Planung nötig, die auf die individuellen Gegebenheiten, die sich wiederum aus der Systemanalyse zu Projektbeginn ergeben, abgestimmt sein muss. Ein Schritt ist dabei fast immer notwendig: Das sogenannte „Detoxing“. Damit ist das Entgiften alter Datenbestände und Systeme gemeint. So werden beim Umzug nur die Daten mitgenommen, die auch wirklich benötigt werden und alles andere archiviert oder gelöscht. Das reduziert nicht nur die Datenmenge, sondern auch die Prozesskomplexität und ist damit ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Umzug auf powercloud.

2. Ein Zielbild für das neue IT-System festlegen

Im zweiten Schritt ist es wichtig, sich Gedanken über das Zielsystem zu machen und ein Gesamtbild zu entwickeln. Eine Migration auf eine neue Plattform wie powercloud ersetzt einen großen Teil der bestehenden IT-Landschaft. Um Kosten zu reduzieren, muss man alle Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand stellen. Was soll für die neue Plattform angepasst werden und was ist überflüssig und wird nicht übernommen? „Ein solches Big Picture ist wie ein detaillierter Grundriss des neuen Hauses“, weiß unser Geschäftsführer Holger Strotmann, „jeder am Umzug Beteiligte muss sofort erkennen können, wo und wie zukünftig die Daten und Prozesse in der Zielplattform abgebildet sind“.

3. Altsysteme stilllegen

Eine Frage, die mit dem Wechsel auf eine neue Plattform ebenfalls einhergeht: Was passiert mit den Altsystemen? Werden die alten Systeme weiter betrieben, erhöht das nicht nur die Betriebskosten, sondern stellt auch ein Sicherheitsrisiko dar. Deshalb sollten sie – wenn möglich – abgeschaltet werden. Dafür benutzen wir bei Natuvion den Natuvion Intelligent Data Store (IDS). Der große Vorteil von dieser Lösung: Altsysteme lassen sich rechtskonform stilllegen, während man bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen weiterhin Zugriff auf die Daten behält – beispielsweise im Falle von Wirtschaftsprüfungen oder für fachliche Recherchen.

4. Die Transformation richtig planen

Bei einer Transformation greifen viele Details ineinander. Deshalb müssen die einzelnen Transitionsphasen des digitalen Umzugs und die jeweils darin notwendigen Hauptaufgaben akribisch geplant werden. Neben der Organisation von bekannten Schritten wie der Plattformentwicklung, Datenmigration, Prozess- und Integrationstests muss auch geklärt werden, wo es Veränderungsbedarf und Risiken gibt. Darüber hinaus empfiehlt es sich, während der Migration immer wieder die Qualität des Umzugs zu kontrollieren. Damit bleibt man fokussiert und man verliert das Ziel nicht aus den Augen. Außerdem sollten auch Wirtschaftsprüfer rechtzeitig eingebunden werden.

5. Kosten und Ressourcen aktiv steuern

Ein Wechsel der IT-Plattform bedeutet viel Arbeit und Zeit. Deswegen muss der Ressourcenbedarf für den Datenumzug und den parallel laufenden Betrieb der bestehenden IT-Systeme transparent ermittelt werden. Man braucht einen klaren Überblick, wie viele Ressourcen benötigt werden, welche Skills verfügbar sind und welches Know-how notwendig ist. Nur so ist die Teamarbeit und am Ende auch die Transformation ein Erfolg.

Außerdem sorgt nicht allein der Umzug für die nötige Kostenreduktion bei den Prozessen. Vielmehr muss auch an der Komplexität und Veränderung der Arbeitsabläufe gearbeitet werden. Wir empfehlen zu Beginn der Transformation, besonders auf die Prozesskostentreiber zu achten, entsprechende Reduktionspotenziale zu definieren und von Anfang an konsequent umzusetzen.

6. Change Management in der Organisation berücksichtigen

Abschließend sollte man nicht unterschätzen, was ein Transformationsprojekt für die Organisation intern bedeutet. Eine neue Plattform braucht zwingend eingearbeitete Mitarbeiter und externe Dienstleister mit passendem Know-how. Dieser Change-Prozess sollte ein integraler Bestandteil der Planungen und die Mitarbeiter von Anfang an Teil dieser Reise sein. Denn die Aufgaben der einzelnen Personen können sich gerade während der Transformation verändern. IT-Mitarbeiter sind phasenweise zum Beispiel nicht nur Anwendungsentwickler sondern auch Integrationsspezialisten. Außerdem werden Mitarbeiter in der IT benötigt, die Dienstleister effektiv steuern. Und auch externe Sourcing-Strategien müssen überdacht und bestehende IT-Rahmenverträge angepasst werden.

Wenn Sie diese Punkte beachten, steht einer erfolgreichen Transformation auf powercloud nichts mehr im Wege.