BEG IV: Neue Spielregeln für SAP HCM- und ILM-Aufbewahrungsfristen

Ziel der Bundesregierung ist es, die Wirtschaft um 930 Millionen Euro zu entlasten. Zur Erreichung dieses Ziels sieht ein Teil des Gesetzes vor, die Aufbewahrungsfristen für steuerliche Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre zu verkürzen. Die Neuerung gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist bis zum Tag vor Inkrafttreten noch nicht abgelaufen war. Institute unter BaFin-Aufsicht haben ein Jahr länger Zeit (Umsetzung ab 1. Januar 2026), ihre Aufbewahrungsfristen anzupassen.

Was bedeutet das BEG IV für SAP HCM-Systeme?

Belege, für die derzeit eine Aufbewahrungsfrist von mehr als acht Jahren im System hinterlegt ist, müssen möglicherweise vorzeitig gesperrt oder gelöscht werden. Die nach der Gesetzesänderung neuen Aufbewahrungsfristen müssen auch im SAP HCM-System entsprechend angepasst werden. D. h. in den bestehenden ILM-Regelwerken muss die Anpassung von zehn auf acht Jahre vorgenommen werden. Besonders betrifft das die Daten, die für eine korrekte Entgeltabrechnung benötigt werden, um einen Buchungsbeleg zu erstellen.

Wie passt man das ILM-Regelwerk im Rahmen des BEG IV an?

Um die Konformität mit dem BEG IV sicherzustellen, ist eine Anpassung des ILM-Regelwerks nötig. Dazu haben wir eine standardisierte Vorgehensweise erarbeitet, mit der sowohl das bestehende Konzept und die Löschmatrix angepasst als auch die Aufbewahrungsfristen im SAP HCM-System in den erforderlichen ILM-Regelwerken verkürzt werden. Das erlaubt eine schnelle und problemlose Umsetzung. 

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

1. Klärung, welche ILM-Regelwerke angepasst werden müssen

2. Konzeption der Aufbewahrungsfristen gemäß BEG IV mit Dokumentation eventueller Sonderfälle

3. Implementierung der neuen Aufbewahrungsfristen und ILM-Regelwerke in Ihrem SAP HCM-System

Mit der Anpassung der gesetzlichen Fristen ergeben sich weitere positive Auswirkungen auf Ihr System. Durch die verkürzten Aufbewahrungsfristen kommt es zu einer Reduktion des Datenvolumens, was zu einer Senkung der Betriebskosten führt. Mit weniger Daten lässt sich auch die Performance des Gesamtsystems verbessern. Dies wiederum bedeutet, dass bei einer anstehenden Umstellung auf SAP HCM für S/4HANA die Migration erleichert wird.

Die wichtigsten Neuerungen des BEG IV im Überblick

• Aufbewahrungsfristen verkürzt:
  Buchungs- und Steuerbelege müssen künftig nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden.

• Digitale Steuerbescheide:
  Ab 2026 gilt die Widerspruchslösung – wer Papier will, muss aktiv widersprechen.
  
  
• Textform statt Schriftform:
  Viele Verträge und Nachweise können jetzt per E-Mail oder PDF abgeschlossen werden. Das spart Zeit und Medienbrüche.
  
  
• Hotelmeldepflicht entfällt:
  Deutsche Staatsangehörige müssen sich bei Übernachtungen nicht mehr anmelden – eine spürbare Entlastung für die Tourismusbranche.
  
  
• Weitere digitale Schritte:
  Betriebskostenabrechnungen und Steuerbescheide dürfen elektronisch
  übermittelt werden, öffentliche Versteigerungen können hybrid stattfinden.