Burgenland Energie AG zieht auf SAP S/4HANA um

Sie sind sehr spät ins Projekt eingestiegen, wie haben Sie es geschafft, dass es trotzdem planmäßig umgesetzt werden konnte?

Aufgrund meiner Vergangenheit bei Burgenland Energie konnte ich mich rasch ins Projekt einarbeiten. Ich wusste, dass wir mit dem Greenfield-Ansatz unbedingt den Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn schaffen mussten. Ich habe daher gemeinsam mit dem Projektteam versucht, Komplexität aus dem Projekt herauszunehmen. Es wurden ja viele Parallelprojekte im SAP-Umfeld gestartet, die alle im Rahmen der SAP S/4HANA-Transformation hätten miterledigt werden sollen.

Wir haben uns daher sehr genau angesehen, was überhaupt gemeinsam mit der SAP S/4HANA-Umstellung noch am 01.10.2024 produktiv gesetzt werden kann, und haben für viele dieser Initiativen einen realistischen Zeitplan entwickelt. Mein Hauptaugenmerk war darauf gerichtet, jetzt einmal die Kernprozesse auf SAP S/4HANA zu bringen, das verschafft uns dann Luft, um auch alle anderen Themen ordentlich umzusetzen. Alles gleichzeitig war nicht möglich.

Was waren dabei die wichtigsten Maßnahmen?

Ich musste natürlich die Stakeholder ins Boot holen, klarerweise waren die nicht unbedingt begeistert, wenn gerade ihr Thema erst zu einem späteren Zeitpunkt produktiv geht. Aber sowohl unsere als auch die Ressourcen unserer externen Projektpartner sind limitiert, daher war es wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Ein weiterer wichtiger Schritt war auch, eine detaillierte Projektplanung bis zum Go-live zu erstellen. Wir sind bewusst weg vom agilen Vorgehen hin zu einer konkreten Arbeitspaketplanung umgeschwenkt, das Ziel war ja klar: Alle Core-Module mussten im Oktober umgestellt sein. Für Nice-to-haves war da wenig Platz, diese wurden in eine nachfolgende Projektphase geschoben.

Aber der wichtigste Faktor aus meiner Sicht war natürlich das Commitment vom Projektteam, egal ob intern oder extern: Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann das Projekt ein Erfolg werden. Und so war es dann auch. Obwohl wir dem Projektteam sehr viel abverlangt haben. Immerhin waren die letzten Tests alle in der Haupturlaubszeit, und während des Umstiegs war die Belastung ebenfalls sehr hoch, da ja auch das Tagesgeschäft abgewickelt werden musste. Insbesondere der Jahresabschluss ist schon in regulären Jahren eine große Aufgabe, zusätzlich dabei auf SAP S/4HANA umzusteigen, war eine große Herausforderung für alle Beteiligten.

Was konnten Sie persönlich zum Erfolg beitragen?

Ich habe nach meiner Zeit als Geschäftsführer des Burgenland Energie Vertriebs einige Jahre in der Unternehmensberatung und im Coaching gearbeitet. Daher konnte ich auch diese Erfahrung in das Projekt einbringen. Aus meiner Sicht gibt es schon einige wichtige Punkte, die einen Erfolg erst möglich machen:

• Transparenz für alle Beteiligten: Wo stehen wir? Was fehlt? Was erwarten wir? Wo können wir dich unterstützen?
• Kontinuierliches Feedback: Ich bin eigentlich immer im Haus unterwegs, um die Projektmitglieder, aber auch die Stakeholder zu informieren, aber auch ihre Themen abzuholen.

Ein Ziel kann nur gemeinsam erreicht werden. Ich habe daher einen Schwerpunkt darauf gelegt, dass das Team gut zusammenarbeitet. Das geht aber nur, wenn sich das Team auch wirklich persönlich austauschen kann. Und Erfolge gehören auch gemeinsam gefeiert, das sollte man nicht vergessen. Nur wenn sich das Team auch untereinander vertraut, ist ein Erfolg möglich.

Was hätten Sie anders gemacht, wenn Sie von Anfang an dabei gewesen wären?

Ich hätte wohl den gewählten Ansatz genauer hinterfragt. „Greenfield“ klingt grundsätzlich verlockend, am Ende benötigen wir aber auch für „Greenfield“ viele historische Daten, die dann ins neue System übernommen werden müssen.

Zusätzlich ist das Risiko natürlich hoch, dass unvorhersehbare Ereignisse das Projekt überschatten. Das ist uns auch passiert. Als größter regionaler Energieversorger im Burgenland waren wir natürlich von der Energiekrise im Zuge des Ukrainekriegs voll betroffen. In diesem Umfeld den angepeilten Zieltermin tatsächlich zu halten, war eine Höchstleistung vom gesamten Projektteam.

Auch bei der Risikoabwägung der Szenarien würde ich wohl mit berücksichtigen, dass ein „Greenfield“-Ansatz nur zum Geschäftsjahreswechsel umsetzbar ist. Das Risiko ließe sich vermeiden, wenn ein Verfahren gewählt würde, das auch eine unterjährige Migration möglich macht.

Daher werden wir den zweiten Teil des Projekts, die Systemtrennung in SAP IS-U, auch so umsetzen. Damit haben wir die Chance, das Risiko wesentlich zu minimieren, da wir im Notfall den Produktivtermin nicht gleich um ein Jahr verschieben müssen.

Vielen Dank für das Gespräch. Wir wünschen Ihnen und der Burgenland Energie alles Gute für die nächste Projektphase!