Endlich automatisiert: Intelligente Zahlungsavisverarbeitung in SAP S/4HANA Utilities

Mit einem Zahlungsavis kündigen Kunden im Falle einer Sammelzahlung an, welche offenen Posten mit der Überweisung beglichen werden. Die Avise werden dem Empfänger z. B. im PDF-, XLS- oder CSV-Format zur Verfügung gestellt. Aufgrund ihrer nicht einheitlichen Struktur bzw. ihres für SAP-Bordmittel nicht lesbaren Formats (PDF) werden die Zahlungsavise in vielen Fachabteilungen immer noch manuell verarbeitet. Das bindet Kapazität und verlangsamt den Prozess der Zahlungseingangsverarbeitung. Aber es geht auch anders.

Ideenwerkstatt für kreative SAP BTP-Szenarien

Mit der intelligenten Kombination aus SAP Build Process Automation, SAP Document Information Extraction (DOX) und der SAP Business Technology Platform (BTP) hat Natuvion ein zukunftsorientiertes Konzept für SAP S/4HANA Utilities entwickelt, mit dem der Prozess der Avisverarbeitung automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden kann.

In unserer Ideenwerkstatt erstellen wir innovative SAP BTP-Szenarien und zukunftsgerichtete SAP-Lösungen. Unser Prototyp aus der BTP-Garage folgt dem Side-by-Side-Paradigma und setzt auf KI-gestützte Datenextraktion, standardisierte Schnittstellen und ein schlankes, wartungsfreundliches Architekturmodell.

End-to-End: Wie die automatisierte Zahlungsavisverarbeitung aussieht

Die automatisierte Zahlungsavisverarbeitung beginnt mit dem Upload eines Avisdokuments (z. B. im PDF-Format) über SAP Workzone. SAP Build Process Automation startet daraufhin einen Workflow, der das Dokument an den „Document Information Extraction“ (DOX)- Service weiterleitet. Der DOX-Service ist eine KI-basierte Cloudanwendung auf der SAP BTP, mit der relevante Informationen aus Geschäftsdokumenten automatisiert extrahiert werden können. In unserem Use Case setzen wir den SAP-Service ein, um alle für die Zahlungsverarbeitung relevanten Avisdaten, wie Vertragskontonummern, Beträge oder Referenzen zu Rechnungen, zu extrahieren.

Nach erfolgreicher Extraktion werden die Daten durch die Fachabteilung geprüft und freigegeben. Die manuelle Qualitätsprüfung gewährleistet eine korrekte automatische Folgeverarbeitung im SAP S/4HANA Utilities.

Die anschließende Übergabe an SAP S/4HANA erfolgt über einen OData-Service, implementiert als On-Stack-Extension via SEGW. Im SAP S/4HANA Utilities wird daraufhin ein Zahlstapel erzeugt. Dieser wird über die Standard-Transaktion FP05 verarbeitet. Die Buchung erfolgt gegen ein Avisverrechnungskonto.

Sobald die physische Zahlung des Kunden eintrifft, wird diese in der Transaktion FP05 über eine Kurzkontierung gegen das Avisverrechnungskonto gebucht. Damit ist der Prozess der Avisverarbeitung abgeschlossen.

Der gesamte Ablauf wird kontinuierlich über SAP Build und DOX überwacht und protokolliert.

Perspektive Architektur: BTP als strategische Erweiterungsplattform

Aus architektonischer Sicht verfolgt die Lösung einen modernen hybriden Erweiterungsansatz: Die Prozesslogik, Dokumentenerkennung und Benutzerinteraktion laufen Side-by-Side auf der SAP BTP, während die Kerntransaktionen und Stammdatenprozesse im SAP S/4HANA Utilities-Backend verbleiben.

Vorteile dieser Trennung:

• Upgrade-Sicherheit:
  Durch externe Erweiterungen bleiben SAP-Standardprozesse unangetastet.

• Modularität:
  Einzelne Komponenten wie DOX oder Workzone können unabhängig weiterentwickelt werden.

• Skalierbarkeit:
  Ressourcenintensive Vorgänge wie die Dokumentenextraktion laufen cloudbasiert, ohne das ERP-System zu belasten.

Darüber hinaus lässt sich die Architektur durch Low-Code/No-Code-Komponenten in SAP Build flexibel anpassen. Neue Avisformate, Freigabeschritte oder KI-basierte Validierungen können ohne tiefgreifende Entwicklungsprojekte ergänzt werden.

Perspektive SAP S/4HANA Utilities: Automatisierung trifft Praxis

Für Utilities-spezifische Prozesse im Bereich Contract Accounting (FI-CA) spielen die Strukturierung und Verbuchung von Zahlungsavisen eine zentrale Rolle.

Mit dem automatisierten Prozess lassen sich große Mengen an Avisen effizient verarbeiten:

• Zahlstapel werden systemseitig erzeugt und über FP05 verarbeitet.

• Die Verknüpfung zu offenen Posten erfolgt über KI-gestützte Extraktion von Vertragskonten und Referenznummern.

• Die Daten landen in den Standardtabellen DFKKZK und DFKKZP zur weiteren Verarbeitung und Auditierung.

Smarter Prüfen mit KI

Durch den KI-Einsatz in DOX reduziert sich der manuelle Prüfaufwand erheblich, während gleichzeitig die Datenqualität steigt. Das Resultat sind eine schnellere Zahlungseingangsverarbeitung, weniger Buchungsfehler und niedrigere Buchhaltungskosten.

Intelligente Automatisierung

Die Verbindung aus KI, Automatisierung und flexibler Erweiterung verankert den Anwendungsfall fest in der Digitalisierungsstrategie von Versorgern. Die technologische Basis bildet die SAP BTP, die als Innovationsplattform genutzt wird, ohne bestehende SAP S/4HANA Utilities-Prozesse zu verändern.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Zeitersparnis durch automatisierte Extraktion und Stapelverarbeitung

• Kostenreduktion durch Wegfall manueller Bearbeitung

• Schnellere Zahlungseingangsverarbeitung

Die automatisierte Zahlungsavisverarbeitung mit SAP Build, DOX und SAP S/4HANA Utilities zeigt exemplarisch, wie intelligente Technologien reale Mehrwerte schaffen. Versorger erhalten ein zukunftsfähiges, wartungsfreundliches System, das sich an die Anforderungen eines dynamischen Markts anpasst – durch KI, Automatisierung und smarte Integration.

Dieses Anwendungsszenario entstand im Rahmen unserer BTP-Garage als technisches Innovationsprojekt. Es dient dazu, neue Denkansätze praktisch zu erproben und konkrete Automatisierungsansätze für SAP S/4HANA Utilities sichtbar zu machen.