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      Wohin mit den Altdaten? Rechtssichere Systemstilllegung!

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      Seit der Möglichkeit, Geschäftsdaten digital zu verwalten, wachsen die IT-Systeme von Unternehmen unaufhörlich. Im Schnitt verdoppelt sich die Datenmenge alle zwei Jahre. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Systeme vom technischen Fortschritt überholt und nicht mehr profitabel sind. Dann gilt es, die relevanten Daten und Prozesse auf moderne Plattformen umzuziehen – und sich von Altdaten bzw. -systemen zu trennen.

      Aktuelles Beispiel: Die Transformation auf SAP S/4HANA. Die Ankündigung von SAP, 2027 den Support für das aktuelle ERP-System SAP ECC zugunsten von S/4HANA einzustellen, konfrontiert viele Unternehmen zwangsläufig mit dem Management ihrer Altdaten. Denn spätestens wenn sie sich hier für eine selektive Datenmigration entscheiden, stellt sich die Frage, was mit den restlichen Daten passiert, die nicht auf SAP S/4HANA umgezogen werden sollen.

      Löschen oder archivieren?

      So viel vorneweg: Mit einem Klick auf den Lösch-Button ist es nicht getan! Vielmehr müssen Unternehmen die unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen sicherstellen. Und diese variieren je nach Daten- oder Dokumententyp ganz erheblich. Für steuerrechtliche Unterlagen gilt beispielsweise in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren. Verträge, Urkunden oder Patientenunterlagen müssen dagegen oft mehrere Jahrzehnte vorgehalten werden. Und entsprechend muss der Zugang zu den Daten gewährleistet sein. Hinzu kommen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen und die Pflicht, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt, für den sie erhoben wurden. Wie also funktioniert ein rechtssicheres Management von historischen Geschäftsdaten am besten – ohne parallel zu den neuen IT-Systemen die alten weiterbetreiben zu müssen und IT-Budgets zu belasten?

      Aufbewahrung vs. Systemstilllegung

      Der kleine, aber feine Unterschied: Gesetzliche Vorschriften verpflichten Unternehmen zur Aufbewahrung bestimmter Daten, nicht aber zum Weiterbetrieb alter Systeme. Das heißt: Für die Aufbewahrung und Löschung von Altdaten können auch eigens dafür entwickelte Archivierungslösungen bzw. Data-Retention-Management-Systeme genutzt werden. Diese sind im Vergleich zu alten Operativsystemen eine kostengünstige Alternative und unabhängig von branchen- oder rechtsspezifischen Aufbewahrungspflichten einsetzbar. Wichtig bei der Wahl eines solchen Systems: Die Archivierung der Daten muss revisionssicher und entsprechend den DSGVO-Vorgaben zur digitalen Archivierung vollständig, sicher, nur für Berechtigte zugänglich, dokumentierbar und unter Einhaltung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erfolgen.

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      Eine Archivierungslösung, die diesen organisatorischen und gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist der Natuvion Intelligent Data Store (IDS). Als hochsicherer, cloudbasierter Speicher für Altdaten ermöglicht er die DSGVO-konforme Systemstilllegung und fristgerechte Löschung von Geschäftsdaten. Die zu archivierenden Daten werden dabei lediglich mithilfe des Natuvion DCS aus dem Altsystem extrahiert, mit einem Löschdatum und Kundenbezug angereichert und ansonsten ohne Veränderung in den Natuvion IDS übertragen. Darüber hinaus lassen sich bei einer SAP S/4HANA Selective Data Transition sogar beliebige Tabellen aus SAP in den Natuvion IDS übernehmen. Bis zu ihrer finalen Löschung bleiben die Daten dort jederzeit abrufbar, beispielsweise wenn sie für eine Steuer- oder Wirtschaftsprüfung benötigt werden. Klingt interessant?

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