Information Lifecycle Management im Bereich Human Ressources (HR)

 

Einfaches Sperren und Löschen mitarbeiterbezogener Daten mit SAP ILM

 

Mitarbeiterbezogene Daten gehören zu den äußerst sensiblen Bereichen des Datenschutzes, da zur Erfüllung eines Arbeitsvertragsverhältnisses im Laufe eines Arbeitslebens besonders schützenswerte Daten erhoben werden, wie z.B. Gehälter, Krankheiten, Religionszugehörigkeit etc.

Unsere bereits durchgeführten Projekte zeigen, dass von den meisten Unternehmen die Gefahr, von unzufriedenen oder unfreiwillig ausgeschiedenen Arbeitnehmern Ansprüche auf Grund eines nicht datenschutzkonformen Umgang mit den personenbezogenen Daten angemeldet werden, in der Regel deutlich höher bewertet wird, als jene Ansprüche, die seitens der Kunden an die Unternehmen herangetragen werden.

 

Für mitarbeiterbezogene Daten gelten somit die gleichen datenschutzrechtlichen Grundlagen wie für sonstigen personenbezogenen Daten: Nach Ablauf des Verwendungszwecks, der zuvor im Rahmen einer vertraglichen Erfüllung im Arbeitsverhältnis oder der Existenz einer Einwilligungserklärung, z.B. im Rahmen eines Bewerbungsprozesses, gegeben war, ist gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung eine Löschung der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten umgehend umzusetzen. Dabei sind gesetzliche Ausnahmetatbestände, wie z.B. die Einhaltung einschlägiger Aufbewahrungsfristen zu beachten und die betroffenen Daten sind gegen einen unberechtigten Zugriff von nicht autorisierten Personen zu schützen.

 

 

 

Um diesen Anforderungen in den SAP HR-Systemen (z.B. SAP HCM) gerecht zu werden, wird mit dem SAP Information Lifecycle Management (ILM) für SAP HCM die technische Grundlage geschaffen, entlang des Datenlebenszyklus Aufbewahrungs- und Löschregeln für mitarbeiterbezogene Daten mit Retention-Management-Funktionen zu verwalten.

 

Die konkreten Leistungsmerkmale von SAP ILM für HCM 

 

  • Definition von Aufbewahrungsregeln und Residenzzeiten zur Abbildung gesetzlicher Vorgaben für produktive Daten auf Infotypenebene
  • Ausgefeilte Berechtigungssteuerung zur Sperrung von Daten zum Schutz gegen Unveränderbarkeit oder unberechtigten Zugriff
  • Sperren von Daten gegen ungewollte Vernichtung, die für Rechtsfälle relevant sind (Legal Hold)
  • Endgültiges Vernichten der Daten unter Berücksichtigung verwalteter Regelwerke

ILM-Einführungsprojekt im HR-Umfeld

 

ILM-Einführungsprojekte im personalwirtschaftlichen Bereich stellen komplexe Vorhaben dar, die von einer genauen Analyse der technischen Daten (Infotypen) im SAP-System, über die Einrichtung der Aufbewahrungsregeln in den ILM-Objekten auf einer Sandbox bis hin zum GoLive mit ersten, echten Löschvorgängen eine exakte Planung und ein tiefes technisches Verständnis der Funktionalitäten erfordert.

 

Ein typisches Projekt zur Konzeptionierung und Umsetzung von SAP ILM durchläuft folgende Phasen

 

Unsere Leistungen im Überblick

 

 

Bereits Mitte 2017 wurde dafür das Natuvion „ILM Competence Center“ in Berlin eröffnet. Dieses bietet derzeit mit rund 30 speziell ausgebildeten IT-Beratern und DSGVO-Projektmanagern, insbesondere auch für den HR-Bereich, einen Expertenpool rund um die Themen Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten in SAP-Systemlandschaften mit Hilfe von ILM. Zu den konkreten Leistungen des Teams gehören:

 

  • Fachliche und technische Analyse der vorhandenen Datenhaltung mitarbeiterbezogener Daten und der genutzten Infotypen
  • Erstellung einer speziellen HR-Sperr-/ Löschmatrix mit entsprechender Fachdokumentation
  • Rechtliche Beratung in Kooperation mit ausgewählten und spezialisierten IT Rechtskanzleien (SKW Schwarz)
  • Ermittlung des konkreten Umsetzungsbedarfs für die definierten Sperr-/ Löschregeln in SAP ILM in den jeweiligen Modulen inkl. angeschlossener Systeme (Technische Konzeption)
  • Durchführung komplexer Implementierungsprojekte für SAP ILM mit entsprechendem Customizing, vollständigem Aufbau in Sandboxen und Qualitätssystemen bis hin zum GoLive und weiterführender Begleitung während der Stabilisierungsphase.
  • Durchführung von Qualitätssicherungen oder Audits auf Basis Ihrer bestehenden Installation / laufendem Projektes
  • Durchführung von Trainings für Mitarbeiter, um ihre eigene Handlungsfähigkeit zur Administration SAP ILM zu unterstützen

Besuchen Sie zu diesem Thema auch unseren YouTube-Kanal. Die Aufzeichnung unseres aktuellen Webcasts zum Thema „Einfaches Sperren und Löschen mit SAP ILM“ finden Sie auf unserem Youtube Channel.

Sie haben Fragen oder Anregungen?