4 Schritte zum zentralen Geschäftspartner!

Einer der wesentlichen Punkte hierbei ist die Überführung der bestehenden Debitoren und Kreditoren auf den SAP Geschäftspartner, der mit der Umstellung des Systems verpflichtend wird. Dies sollte bereits im Vorfeld der eigentlichen Umstellung auf SAP S/4HANA in der Business Suite erfolgen, wodurch bei der späteren Umstellung auf ein SAP S/4HANA-System wertvolle Zeit eingespart werden kann.

Das Konstrukt des SAP Geschäftspartners ist nicht neu. So wird er beispielsweise bereits in einigen SAP-Industrielösungen wie SAP for Utilities und SAP CRM/C4C/C4 HANA verwendet. Ein Geschäftspartner bildet die Klammer über Debitoren und Kreditoren und kann eine Organisation (Firma, Niederlassung), eine Person oder eine Gruppe von Personen bzw. Organisationen, an denen ein Unternehmen ein geschäftliches Interesse hat, abbilden. Diese Eigenschaft wird durch den Geschäftspartnertyp definiert. Ob dieser als Debitor und/oder Kreditor agiert, wird über die Rollenzuordnung definiert.

Die Umstellung auf die Architektur des zentralen Geschäftspartners ist in die folgenden Phasen gegliedert:

Phase 1: Vorbereitung

Phase 2: Synchronisation

Phase 3: Transformation

Phase 4: Korrektur / Test

Phase 1 – Vorbereitung

Bevor die Phase „Synchronisation der bestehenden Debitoren und Kreditoren“ gestartet werden kann und somit die Debitoren, Kreditoren und Ansprechpartner zu Geschäftspartnern synchronisiert werden, sind einige Vorarbeiten erforderlich. Alle hierfür benötigten Hinweise und eine detaillierte Beschreibung findet man in dem von SAP bereitgestellten SAP S/4HANA Cookbook Customer-Vendor-Integration. Hierzu gehören die Implementation der SAP S/4 Vorprüfungen, das Aktivieren der Businessfunktionen, die Customer-Vendor-Integration (auch als CVI bekannt) und die Einstellung und Anpassung des Geschäftspartner Customizings. Auch das Erstellen des benötigten Mappings, zum Beispiel für die Geschäftsform eines Unternehmens, fällt in diesen Bereich. Sind hier die Einstellungen nicht korrekt, wird dies durch die Vorprüfung angezeigt und muss bearbeitet wer-den. Darüber hinaus sind zusätzliche Prüfungen notwendig bzw. empfohlen: die Prüfung von Abhängigkeiten zu anderen Systemen (zum Beispiel SAP CRM) oder die Archivierung von Debitoren und Kreditoren mit Löschkenn-zeichen. In der Business Suite läuft die Synchronisationsrichtung vom Kunden und/oder Lieferanten aus zum Geschäftspartner. Unter SAP S/4HANA ist dies genau umgekehrt. Daher ist das korrekte Einstellen der CVI zwingend not-wendig, da diese später die vorgenommenen Änderungen eines Geschäftspartners in die Tabellen für die Debitoren und/oder Kreditoren überführen wird. Die „alten“ Debitoren- und Kreditorentabellen werden noch benötigt, da bestehende Applikationen auf die Daten zurückgreifen.

Phase 2 – Synchronisation

Sind diese Vorarbeiten abgeschlossen und die Prüfungen erfolgreich durchlaufen, kann mit der Synchronisation der Debitoren und Kreditoren begonnen werden. SAP verwendet hierfür ein Synchronisationscockpit für die Synchronisation in beide Richtungen. Natuvion bietet mit der Customer-Vendor-Integration powered by Natuvion DCS eine professionelle und vor allem performante Lösung bei der Transformation großer Datenmengen. Durch eingebaute Prüfungen im Vorfeld der Synchronisation können Dateninkonsistenzen in den Debitor- und Kreditordaten erkannt und behoben werden. Dies beinhaltet unter anderem die Prüfung der Kontaktdaten, wie zum Beispiel Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und weitere. Falsche Formate der Kontaktdaten werden in einem Protokoll ausgewiesen. Die Debitoren oder Kreditoren mit fehlerhaften Kontaktdaten können dann entweder von der Synchronisation ausgeschlossen, die Felder automatisch initialisiert oder manuell bearbeitet werden. Das benötigte Mapping, wie die Geschäftsform, der Familienstand eines Ansprechpartners und weitere Eigenschaften für den Ansprechpartner, werden auf Konsistenz geprüft, sodass später im laufenden Betrieb die Synchronisierung zwischen Geschäftspartnerdaten und Debitor-/ Kreditordaten problemlos funktioniert.

Phase 3 – Transformation

Sind diese Vorprüfungen erfolgt und die zu synchronisierende Datenmenge festgelegt, kann mit der Umstellung der bestehenden Debitoren und Kreditoren auf Geschäftspartner begonnen werden. Ist die Umstellung gestartet, wird die zu verarbeitende Datenmenge je nach Größe in mehrere Pakete aufgeteilt, welche danach mit mehreren Prozessen parallel bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine schnelle Bearbeitung größerer Datenmengen. Durch ein ausführliches Protokoll wird schnell ersichtlich, welche Geschäftspartner angelegt wurden bzw. für welchen Debitor oder Kreditor aufgrund einer bestehenden Inkonsistenz oder fehlerhafter Werte kein Geschäftspartner erstellt werden konnte. Letztere werden in einem separaten Topf zur weiteren Analyse abgelegt und können nach etwaiger Korrektur erneut zur Transformation gestartet werden.

Phase 4 – Korrektur / Test

Mit dem letzten Schritt werden die erstellten Business Partner auf Konsistenz und Vollständigkeit geprüft. Die Customer-Vendor-Integration powered by Natuvion DCS bietet dafür eine schnelle, komfortable und vor allem automatische Lösung. Die erstellten Business Partner können sowohl technisch als auch inhaltlich auf Konsistenz geprüft werden. Technisch erfolgt das durch eine intelligente Fremdschlüsselprüfung, welche Customizing, Hilfstabellen und Domänenwerte mit den erzeugten Tabellenwerten des Business Partners abgleicht. Inhaltlich werden die erzeugte Business Partner als Objekt auf Plausibilität geprüft. Dabei werden alle Meldungen auf Basis der SAP Standard-Plausibilitätsprüfungen erfasst und aggregiert zusammengestellt. Das besondere Extra: Auf Wunsch kann der gesamte Datenbestand validiert werden – und das auch noch hoch performant.

Fazit

Viele Wege führen zum zentralen Geschäftspartner: sowohl über den SAP-Standard als auch über die Transformation mit dem DCS. Beides sind valide und konsistente Optionen für eine Umstellung auf den zentralen Geschäftspartner. Jedoch kann der Weg über den SAP-Standard bei größeren Datenmengen etwas mühsam werden, bei erheblichen Daten-mengen in der Massenkundenindustrie sogar extrem mühsam. In diesen Fällen empfiehlt sich die Umstellung über einen performanten Transformationsservice, der auch bei Korrektur Flexibilität bietet, die manuellen Aufwände reduzieren und Abläufe automatisieren kann.