Erfolgsfaktoren im Projekt-Set-up: Wie fange ich am besten an? 

Doch bevor wir ins Detail einsteigen, ein wichtiger Grundsatz vorneweg: Lassen Sie sich nicht von dem Berg an Aufgaben abschrecken, der vor Ihnen liegt, sondern teilen Sie den Berg in seine Einzel- bzw. Aufgabenteile auf, die Sie nacheinander anpacken und aus dem Weg räumen. Diesen Grundgedanken sollten Sie sich gerade bei Beginn eines Projekts ins Gedächtnis rufen und in Ihrem gesamten Projektteam verinnerlichen. Doch was sind nun die konkreten Schritte für einen erfolgreichen Projektstart?

1. Projektleiter benennen  

Sobald sich das Projekt konkretisiert, ist es wichtig, einen Projektleiter zu benennen. Dieser wird meist vom Management auserkoren und hat die verantwortungsvolle Aufgabe, das Projekt ins Laufen zu bringen und anzutreiben. Dafür ist es wiederum entscheidend, die aktive Bereitschaft zur Projekt-Unterstützung vom Management-Team einzufordern. Andernfalls sind Komplikationen während des Projekts vorprogrammiert. Außerdem sind diese fünf Erfolgsfaktoren für das Set-up Ihres Transformationsprojekts hilfreich. Entscheiden Sie sich, Ihr Projekt entlang der SAP Activate Phasen zu realisieren, hilft ebenfalls die große SAP Template-Sammlung. 

SAP Activate-Phasen 

2. Experten suchen  

Ein Transformationsprojekt wie eine SAP S/4HANA Transformation ist ein Gemeinschaftsprojekt aus Fachbereich und IT. Es besteht niemals nur aus einer Partei. Umso wichtiger ist es, zu Beginn ein Kernteam mit Experten aus allen Bereichen zu formen. Nicht alle Ressourcen bleiben dabei zwingend im Projekt. Die Experten sind vor allem ein Beschleuniger für den Projektstart. Denn damit hat man einerseits extrem gute Sparringspartner und Hilfestellungen beim Sammeln der ersten Arbeitspakete. Andererseits leitet man so direkt die ersten Change Management Maßnahmen ein, indem Betroffene zu Beteiligten werden.  

3. Arbeitspakete und Aufgaben ausspeichern  

Egal ob es um die Organisation eines Umzugs, einer Hochzeit oder einer Geburtstagsfeier geht – wenn Sie sich Gedanken dazu machen, fallen Ihnen sicherlich unmittelbar zahlreiche Aufgaben ein, die zu erledigen sind. So geht es auch denjenigen, die in ein Projekt einsteigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Möglichkeit zu haben, sämtliche Themen, die alle Projektbeteiligten im Kopf haben, zu sammeln und „auszuspeichern“. Excel ist da meist die beste Wahl. Es ist einfach zu bedienen, zu strukturieren und lässt sich gut in andere Tools überführen, sobald klar ist, welches Projektmanagement-Tool genutzt wird (bspw. Jira). Eine erste sehr grobe Zeitplanung lässt sich hier ebenfalls schon aufstellen. Und auch das Kernteam spielt hier wieder eine große Rolle: Zapfen Sie von den Experten alle Aufgaben ab, die Sie für wichtig erachten!   

4. Zusammenarbeitsmodell festlegen  

Dieser Punkt klärt eine zentrale Frage: Wie arbeiten wir im Projekt? Spätestens hier ist die Unterstützung Ihres Projektoffices/PMO gefragt. Es gilt zu klären und festzulegen: Welches Projektsteuerungs-Tool wird genutzt (bspw. Jira), wo und wie wird dokumentiert (bspw. Confluence), wo werden Dokumente zur Bearbeitung abgelegt (bspw. MS Teams), welche Regelmeetings (Meetingstrukturen und -Steckbriefe) und welche Gremien (Lenkungsausschuss, Change Management Board (CCB), Management Mission Team (MMT), Steering Board…) gibt es im Projekt? Wie wird der Projektfortschritt verfolgt (bspw. Jira-Boards) und soll es einen Projekttag geben? Wie kommunizieren wir und welche Projektorganisation wird gewählt? Hier werden die Grundsteine für die Projektarbeit gelegt. 

5. Rollen besetzen  

Im Idealfall wird dieser Punkt schon nach dem ersten Schritt, der Ernennung des Projektleiters, verfolgt. Da das aber nicht immer so einfach ist, bieten die Punkte 2-4 bereits genügend Aufgabenstellungen, die der Projektleiter auch noch ohne Projektteam angehen kann. Zu Beginn reicht es, „nur“ die Rollen im Organigramm zu besetzen und mit diesen in die weitere Ressourcensuche einzusteigen. Insbesondere weil Sie oft gar nicht wissen, welche Ressourcen für die jeweiligen Themen die richtigen sind. Hier spielt die Unterstützung aus dem Management eine maßgebliche Rolle. Auch weil nur sie die benötigten Kapazitäten für das Projekt freigeben können.  

6.  „Pre-Kick-Off“ terminieren und durchführen   

Haben Sie die Punkte 1-5 abgeschlossen, sind Sie startklar für den Pre-Kick-Off. Hier geht es darum, den Key-Rollen aus dem Organigramm die Ergebnisse aus Punkt 5 vorzustellen, Meinungen auszutauschen, ggf. noch Anpassungen im Zusammenarbeitsmodell vorzunehmen (keine Grundsatzdiskussionen!) und das Backlog (Punkt 5) weiter zu füllen. Darüber hinaus stimmen Sie Ihr direktes Projektteam rund um Teilprojektleiter, PMO, Workstream Owner, Prozessstream Owner, Arbeitsgruppenverantwortliche, etc. auf den Projektstart ein. Alle müssen wissen, wo man steht und wie es weitergeht. Denn nach dem offiziellen Projekt-Kick-Off benötigen Sie genau diese Ressourcen, um das Projektvorgehen in das Projektteam zu tragen. Dadurch schaffen Sie viele Projektmultiplikatoren, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.   

7. Offizieller Projektstart mit Kick-Off und allem, was dazu gehört 

Ab jetzt gilt besonders der anfängliche Grundsatz: Nicht den Berg, sondern seine Einzelteile sehen! Sie starten in diesem Schritt mit Ihrem Team in das Projektvorgehen. Sollten Sie sich dabei beispielsweise für Sprints entschieden haben, gilt: Zeitnah in den ersten Sprint starten! Auch wenn viele Stimmen sagen werden, dass noch zu viele Unklarheiten herrschen. Besser sind die ersten Wochen von organisatorischen Themen geprägt, als dass sie nicht starten. Denn dann zeigt die Erfahrung, dass auch Wochen später kein richtiger Fortschritt erzielt wird. Es ist wichtig, in den Projektmodus zu kommen, mit dem von Ihnen gewählten Vorgehen. Nur wer anfängt, kommt auch voran. Und in jedem Projekt muss es sich am Anfang erst einmal „einruckeln“.

8. Überprüfen, Feedback einholen und Anpassen

Zugegeben: Dieser Punkt gehört nicht mehr direkt zum Projektstart. Allerdings ist es wichtig, dass das im Setup definierte Vorgehen immer wieder auf den Prüfstand gestellt wird. Und dabei geht es nicht darum, alles in Frage zu stellen, sondern durch regelmäßiges Feedback aus dem Projektteam (bspw. durch Retrospektiven) das Vorgehen optimal an die Projektbedürfnisse anzupassen. Das können einfache Dinge sein wie die Veränderung eines Meetingszyklus oder neue Meetingformate, aber auch größere Themen wie Veränderungen von Planungsmechanismen oder Abnahmeprozesse.  

In diesem Sinne: Los geht’s und viel Erfolg bei Ihrem Projektstart!