Vorbereitung ist alles – SAP S/4HANA-Migration effizient & sicher beim Go-live 

Die Gemeinsamkeit aller Transformations- und Migrationsprojekte ist, dass sie oft komplex, zeitintensiv und kostspielig sind. Die optimale Durchführung des Cutover ist somit entscheidend für den erfolgreichen Verlauf der Projekte. 

Königsdisziplin Cutover 

Der Cutover beinhaltet den ganzheitlichen Übergangsprozess vom alten zum neuen System oder von der alten in die neue Prozesswelt. Nach teils monatelanger Vorbereitung steht der Go-live der neuen Systemumgebung kurz bevor. Damit hier alles glattläuft, müssen unzählige Aufgaben, Stakeholder und Abhängigkeiten in einem engen Zeitrahmen orchestriert werden. Gelingt das nicht, birgt das nicht nur mit Blick auf den Erfolg des Go-live Risiken, sondern auch hinsichtlich des gesamten Projekts. Die Kernelemente des Cutover sind kleinteilige und differenzierte Aufgaben (Tasks). Diese müssen in der Regel von einem größeren Personenkreis (Cutover-Team) und in Abhängigkeit zueinander durchgeführt werden. 

Die Herausforderungen eines Cutover 

Als kritischer Höhepunkt eines jeden Migrationsprojekts bietet der Cutover viele Herausforderungen. Die Komplexität der diversen Einzelaktivitäten und ihrer Abhängigkeiten zueinander, der hohe personelle und zeitliche Aufwand für die Durchführung des Cutover, aber auch die Kommunikation zwischen der Vielzahl von beteiligten Akteuren erschweren einen reibungslosen Ablauf. Die erfahrenen Cutover-Manager von Natuvion können auf ein breites fachliches und methodisches Know-how aus einer Vielzahl an erfolgreich durchgeführten Cutover-Projekten zurückgreifen. In Verbindung mit der cloudbasierten Applikation Natuvion CORA kann so sichergestellt werden, dass bei den komplexen und zeitlich eng getakteten Prozessen eines Cutover nichts schiefläuft. 

Das perfekte Duo: Cutover Management & Natuvion CORA 

Die Kernelemente des Cutover Management sind die Erstellung eines optimal abgestimmten Cutover-Plans, inklusive der Fallback-Szenarien, sowie das Task Management, die Status-Updates an Stakeholder und die bereichsübergreifende Kommunikation während des Cutover. So begleitet der Cutover-Manager in Zusammenarbeit mit dem Kunden den gesamten Prozess. Die cloudbasierte Cutover-Applikation Natuvion CORA ergänzt das Cutover Management perfekt und ist genau auf diese detaillierte Planung und Steuerung von Cutover-Szenarien spezialisiert. Als Single Point of Truth während des Cutover ermöglicht die Software-as-a-Service-Lösung Natuvion CORA ein effizientes Task-Management und liefert überall und jederzeit ein Echtzeitmonitoring. Sowohl notwendige Abhängigkeiten als auch Parallelisierungen der Aufgaben werden berücksichtigt, wodurch sowohl die Gesamtlaufzeit des Cutover als auch die technische Downtime so gering wie möglich gehalten werden. 

Der Weg zum erfolgreichen Cutover 

Ist an alles gedacht? Sind alle Akteure über ihre Verantwortlichkeiten informiert? Viele Aufgaben sind für den Cutover zu identifizieren, Abhängigkeiten zu beachten und von interdisziplinären Teams auszuführen. So sind viele Bereiche, wie die SAP-Basis, Release Manager oder Verantwortliche von Geschäftsprozessen, in den Cutover von SAP S/4HANA-Projekten involviert. Die Komplexität des Cutover steigt dabei mit zunehmender Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren stetig an, welche im detaillierten Cutover-Plan festgehalten werden. Im Rahmen der Generalprobe erfolgt ein Test des gesamten Cutover-Plans mit allen beteiligten Akteuren. So wird ein reibungsloser Ablauf sowie eine gute Vorbereitung für den anstehenden Go-live sichergestellt. 

Der perfekte Plan 

Auf Basis der breiten Erfahrungswerte aus SAP S/4HANA-Projekten hat Natuvion eine bewährte Planstruktur entwickelt, in die die notwendigen Aktivitäten je nach Abhängigkeit zur Migration eingeordnet werden. In Zusammenarbeit mit der Vielzahl an Beteiligten in einem SAP S/4HANA-Projekt werden in einem iterativen Erarbeitungsprozess die erforderlichen Tätigkeiten identifiziert und detailliert, konkrete Verantwortliche hierfür benannt sowie Abhängigkeiten und mögliche Parallelisierungen der Aufgaben festgelegt. Während der Vorbereitungen auf den Cutover werden sowohl der Cutover-Plan als auch die entsprechenden Fallback-Szenarien stetig weiterentwickelt. Der Fallback-Plan stellt das Auffangnetz für einen Cutover-Abbruch dar. Diese Backup-Strategie beschreibt, wie das Zurückrollen aller bisher durchgeführten Aufgaben im Rahmen des Cutover bis hin zur Wiederherstellung der alten Systemlandschaft zu erfolgen hat.

Kommunikation ist alles 

Aufgrund der Komplexität und des Umfangs eines Cutover in einem SAP S/4HANA-Projekt ist eine tiefgreifende Kommunikationsstrategie unerlässlich. Durch die Vorgehensweise von Natuvion konnte diese elementare Abstimmung bereits in zahlreichen SAP S/4HANA-Projekten erfolgreich und effizient durchgeführt werden. Die Abstimmungen mit den Schlüssel-Ansprechpartnern der jeweiligen Phasen sowie anschließende Reviews ermöglichen eine Konkretisierung der Inhalte. Zur Sicherstellung der phasenübergreifenden Orchestrierung wird der Cutover-Plan in seiner Gesamtheit mit allen Beteiligten abgestimmt. 

Iterativer Prozess innerhalb der Cutover-Roadmap 

Die Durchführung des Cutover 

Der Go-live einer neuen Systemumgebung und damit die Durchführung eines Cutover findet aufgrund geringer Betriebsunterbrechungen üblicherweise nur an einem verlängerten Wochenende statt. Hier fällt dem Leitstand des Cutover-Teams die Aufgabe zu, alles zu überwachen und ungeplante Veränderungen zu kommunizieren. Die Cutover-Applikation Natuvion CORA vereinfacht dies durch den automatisierten E-Mail-Versand, zum Beispiel für Status- Updates, und Visualisierungen mittels BPMN und GANTT Charts. Somit sind alle Verantwortlichen in den interdisziplinären Teams unmittelbar über Verfügbarkeit, Abschluss oder Verzögerungen von Tasks informiert und können sofort reagieren. Das spart jede Menge manuellen und zeitlichen Aufwand und reduziert das Projektrisiko, denn mögliche Komplikationen werden prompt erkannt. Natuvion bietet die optimale Kombination für eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Migration durch erfahrene Cutover-Manager und das professionelle Cutover-Tool Natuvion CORA.