Sandra Kemm
IT-Transformation: 25 % weniger Kosten & trotzdem schneller fertig?
Manche Projekte laufen wie geplant – und manche laufen wie geplant ausdem Ruder. Der Unterschied? Oft nur die Methode. Natuvion DCS nimmt...
SAP S/4HANA-Transformationsprojekte sind nicht nur komplex, sondern haben auch eine lange Laufzeit. Folglich können sich Anforderungen, Strukturen sowie Prozesse und Verhaltensweisen während des Projekts ändern. Um nicht überrascht zu werden, gibt Sandra Kemm, Head of Project & Organisational Management bei Natuvion, ein paar Tipps, wie Sie Ihr Projekt immer im Blick behalten und Ziele erfolgreich umsetzen.
Zunächst einmal ist es wichtig, dass man regelmäßig reflektiert, ob das Zusammenarbeitsmodell, welches man gewählt hat, noch Sinn macht und das Projektteam damit noch effizient arbeiten kann, respektive der Projektfortschritt weiterhin transparent bleibt.
Aus diesem Grund empfehlen wir, am Ende eines Projekts von einmaligen Lessons Learned Sessions wegzugehen und regelmäßige Retrospektiven im Projektalltag zu etablieren. Wichtig ist dabei, einige Punkte zu beachten. Das Team soll den Mehrwert der Retrospektiven erkennen und dem Werkzeug auch Priorität einräumen.
1. Festlegung der Sichtweise
Kommuniziert zu Beginn der Retrospektive, welche Themen ihr beleuchten wollt. Es soll kein „Projekt-Rundumschlag“ werden. Zum Beispiel: „Wir konzentrieren uns heute auf die Themen der Zusammenarbeit rund um Kommunikation, Berichtswesen etc.“
2. Frequenz der Retros
Wöchentliche „Retros“ verlieren schnell an Wert, und man hat wenig Zeit, entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Je nach Projekt-Meeting-Struktur empfehlen wir, vorhandene Vor-Ort-Meetings zu nutzen und die Retros alle acht bis zwölf Wochen durchzuführen. Die Dauer hängt von der Teamgröße ab. Bei sehr großen Teams empfehlen sich Retrospektiven auf unterschiedlichen Ebenen, z.B. mit Teilprojektleitern, mit Teams unterhalb des Teilprojekts etc.
3. Genaue Dokumentation
Die Ergebnisse der Retrospektive sollten für das Projektteam ersichtlich dokumentiert werden. So kann jeder auch im Nachgang verfolgen, welche Themen besprochen wurden, auch wenn man mal nicht dabei war. Die Dokumentation sollte aber nur dem Kreis zugänglich sein, der die Retrospektive durchgeführt hat, um die Integrität der Retro zu wahren.
4. Nachverfolgung ermöglichen
Noch wichtiger ist es, die aus den Ergebnissen resultierenden Maßnahmen transparent zu machen UND den Status dazu zu kommunizieren und zu dokumentieren. Nur wenn die Projektmitglieder das Gefühl haben, dass die Themen, die sie ansprechen, auch beachtet und bestenfalls auch verändert werden, haben auch künftige Retrospektiven eine Chance, wichtige Erkenntnisse für die Projektleitung zu liefern.
5. Für Abwechslung sorgen
Es gibt Hunderte Möglichkeiten, eine Retrospektive zu machen, und noch mehr Vorlagen und Templates dafür. Ihr müsst sicher nicht jedes Mal eine „neue Show abziehen“, aber vermeidet der besseren Aufmerksamkeit wegen, jedes Mal nur die Frage zu stellen, was gut und was nicht so gut war. Bei Retromat gibt es z.B. sehr viele Ideen: https://retromat.org/de
Durch die regelmäßigen Feedbacks aus dem Projektteam hat die Projektleitung die Chance, das Zusammenarbeitsmodell auf die Bedürfnisse anzupassen, und erlangt dadurch mehr Akzeptanz im Team. Gleichzeitig wird vermieden, dass nicht funktionierende Prozesse unentdeckt bleiben.
Die Key-Benefits einer Retrospektive sind:
- Kontinuierliche Verbesserung
- Teamengagement und -zusammenhalt
- Etablierung einer Lernkultur
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