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      SAP Information
      Lifecycle Management (ILM):
      So geht DSGVO-konforme Datenverwaltung!

      Home > Sap Information Lifecycle Management

      Was ist SAP ILM?

      Was ist SAP ILM?

      Definition

      SAP Information Lifecycle Management (ILM) beschreibt einen umfassenden Ansatz zur automatisierten Verwaltung von Daten. Anhand von Regeln wird dabei festgelegt, wie man mit Daten entlang ihres Lebenszyklus umgeht – von der Erstellung über die Speicherung bis zur Stilllegung und endgültigen Löschung. So sollen Datenflüsse optimiert, Kosten der IT-Systeme gesenkt und rechtliche Compliance-Risiken, die mit der Erhebung bestimmter Daten einhergehen, minimiert werden.

      Hintergrund für Information Lifecycle Management Ansätze sind wachsende Datenmengen, komplexere Systemlandschaften und kontinuierlich steigende Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften wie der DSGVO. Diese erfordern von Unternehmen verbesserte Data Governance Methoden und Datenschutzmaßnahmen – insbesondere bei personenbezogenen Daten. Und genau hier setzt ILM an.

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      Wie funktioniert SAP Information Lifecycle Management (ILM)?

      Wie funktioniert SAP Information Lifecycle Management (ILM)?

      Lebenszyklusverwaltung & Ablage

      SAP ILM ergänzt die standardmäßige SAP-Datenarchivierung und ermöglicht es Unternehmen, personenbezogene Daten automatisiert zu sperren, zu archivieren oder zu löschen. Dafür werden entsprechende ILM-Regeln definiert. Diese legen beispielsweise die minimalen und maximalen Aufbewahrungsfristen von produktiven wie auch archivierten Daten fest und gewährleisten so, dass sie zum richtigen Zeitpunkt aus dem System entfernt und vernichtet werden. Bei Bedarf lassen sich ebenfalls rechtsfallbedingte Sperren auf Daten setzen, um eine vorzeitige Löschung zu verhindern. In der Praxis geht dem Löschvorgang in der Regel eine abschließende Kontrolle voraus. Das heißt, die zu löschenden Daten werden zunächst in einem Archiv gesammelt, anschließend von dem verantwortlichen Information Owner geprüft und erst dann zur endgültigen Löschung freigegeben.

      Darüber hinaus können bereits archivierte Daten mit SAP ILM auch auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server abgelegt werden. Das garantiert die Unveränderbarkeit der Daten und schützt vor verfrühtem Löschen, entlastet gleichzeitig aber auch das aktive IT-System und spart Kosten. Insgesamt sorgt ein leistungsstarkes Informationslebenszyklusmanagement in Unternehmen für eine konsistente Datenverwaltung und -entsorgung gemäß Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften. Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem ILM Whitepaper.

      Auf einen Blick: Vorteile von SAP ILM

      Datenwachstum

       

      Layers

       

      Rechtl.Vorschriften

       

      Kontrolliertes Datenwachstum und Risikominimierung

      Weniger komplexe IT-Infrastruktur und geringere Kosten

      Verbesserte Einhaltung rechtlicher Vorschriften

       

      Die 3 Schlüsselkompetenzen von SAP Information Lifecycle Management

      Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse

      1. Datenarchivierung

      Kernelement von SAP Information Lifecycle Management ist die Datenarchivierung, die den Fokus auf das Data Volume Management legt. Das heißt: Daten, die nicht mehr im täglichen Geschäftsalltag benötigt werden, werden aus dem operativen IT-System ausgelagert. SAP ILM erweitert dabei die Archivierungsfunktionen des SAP Standards, um das Zusammenspiel mit den Modulen Retention Management und Retention Warehouse zu ermöglichen. Außerdem erlaubt SAP ILM neben der Archivierung auch die Vernichtung der Daten und die Erstellung von Snapshots.

      2. Retention Management

      Das zweite Element Retention Management steuert den Lebenszyklus von Daten bis zu deren End-of-Life. Mithilfe unterschiedlicher Methoden und Tools wird die Datenanlage, -aufbewahrung und die -vernichtung gemanagt. Definierte Regelwerke und Löschkonzepte geben dabei die Leitplanken für die unterschiedlichen Datentypen vor. Daten, die im Zusammenhang mit rechtlichen Fällen stehen, lassen sich außerdem mithilfe der Sperrfunktion vorübergehend einfrieren.

      3. Retention Warehouse

      Das dritte Element Retention Warehouse zielt auf die Stilllegung von ganzen Systemlandschaften bzw. Altsystemen ab. Dafür stellt es ein standardisiertes Verfahren bereit:

      • Archivierung des vollständigen Datenbestands aus dem Altsystem
      • Regelbasierte Ablage der Daten ins ILM Retention Warehouse
      • Gewährleistung der Abrufbarkeit der Daten für Steuer- oder Wirtschaftsprüfungszwecke bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
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      DSGVO-Compliance mit SAP ILM

      HCM-Systeme sind für gewöhnlich das Zuhause zahlreicher personenbezogener Daten. Die Herstellung nachhaltiger Löschroutinen und vollumfängliche Datenschutzkonformität sind hier entscheidend. Das wusste auch Carlsberg. Wie der Brauereikonzern dank SAP ILM seine Datenschutz-Compliance in kürzester Zeit deutlich optimierte, lesen Sie in unserer Success Story.

      Download

      SAP ILM Einführung

      Die Einführung von SAP Information Lifecycle Management kann abhängig von den individuellen Anforderungen an das Projekt und der Beschaffenheit der Systeme komplex und umfangreich sein. Denn die Sperrung und Löschung personenbezogener Daten betrifft zahlreiche Prozesse und Objekte. Standardisierte Implementierungsansätze, Best Practices und vordefinierte Templates, wie sie Natuvion entwickelt hat, können hier echte Gamechanger sein. Und zugleich für eine erhöhte Datenqualität und niedrigere Implementierungskosten sorgen. Klingt gut? Hier erfahren Sie mehr.

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