SAP Merge:
Wie Sie IT-Systeme
erfolgreich verschmelzen

Definition

Der Begriff Merge leitet sich vom englischen Begriff „to merge“ ab und bedeutet verschmelzen oder zusammenführen. Im betriebswirtschaftlichen Sinne ist bei einem Merge die Verschmelzung zweier rechtlicher bzw. wirtschaftlicher Einheiten zu einer neuen gemeinsamen Einheit gemeint – inklusive aller bisherigen Prozesse, Systeme und Strukturen. Mit Blick auf die betroffenen SAP Systeme heißt das: Zwei bisher unabhängige, in sich geschlossene und funktionstüchtige Systeme werden in einem neuen oder adaptierten SAP System zusammengeführt.

Typischerweise wird ein SAP Merge infolge einer M&A Transaktion oder einer internen Reorganisationsmaßnahme notwendig. Denn gerade Fusionen und Übernahmen sind für Unternehmen eine strategische Möglichkeit, den Ausbau oder die Erschließung von Marktanteilen, den Zugang zu Technologien oder den Wandel des Geschäftsmodells schneller voranzutreiben. Nicht zuletzt deshalb gibt es jährlich weltweit mehrere tausend Mergers & Acquisitions, die ein Volumen von mehreren Milliarden Dollar umfassen. Aber auch die interne Reorganisation und/oder Konsolidierung von Organisationsbereichen kann zum Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit beitragen durch Senkung der Betriebskosten und Steigerung der Handlungsdynamik.

Optimale Integration von IT-Systemen

Unabhängig von den Gründen: Damit ein Merge ein Erfolg wird, ist eine strategische Planung und Umsetzung – nicht nur auf organisatorischer Ebene – erforderlich. Insbesondere in der IT müssen vor der Zusammenführung der betroffenen Systeme die notwendigen Anpassungen und Veränderungen umfassend analysiert werden. Sowohl auf der technischen als auch auf der Anwendungsebene. Außerdem gilt es zu unterscheiden: Handelt es sich um einen Merge im Sinne der gleichrangigen Zusammenführung zweier bestehender Systeme? Oder gibt es ein Hauptsystem des kaufenden Unternehmens, in das die Daten und Prozesse des gekauften Unternehmens integriert werden sollen? Die IT-Infrastruktur sowie Daten und Prozesse müssen so konsolidiert werden, dass sich die Systemstruktur möglichst effektiv für das beabsichtigte Geschäftsmodell und Synergieeffekte optimal nutzen lassen.

Merge: IST-Zustand vs. SOLL-Zustand

3 Ansätze zur Umsetzung eines SAP Merge

Grundsätzlich lassen sich drei unterschiedliche Ansätze definieren, die sich zur Umsetzung eines SAP Merge eignen – abhängig von der Ausgangs- und der definierten Zielsituation. Daher sind im Vorfeld sowohl die Ziele, als auch die Bestandssysteme detailliert zu analysieren. Im Anschluss müssen die Analysen bewertet und eine Projektplanung unter Berücksichtigung der rechtlichen und zeitlichen Rahmenbedingungen sowie personeller und finanzieller Kapazitäten erstellt werden.

• Greenfield-Ansatz
  Das neue SAP System wird unabhängig von den Altsystemen aufgesetzt und nur die aktuellen (Produktiv-) Daten werden migriert. Der Greenfield-Ansatz bietet große Gestaltungsmöglichkeiten, aber auch das Risiko, Erfahrungen und die Investitionen der Altsysteme zu verlieren. Weitere Informationen finden Sie hier.
  
  

• Brownfield-Ansatz
  Die Bestandssysteme werden mit allen vorhandenen Daten und Prozessen aus beiden SAP Systemen der Unternehmen migriert. Bei prozessualen Überschneidungen wird nur ein Prozess übernommen und ggf. an den anderen angepasst.
  
  

• Selective Data Transition
  Die Mischform der Brownfield- und Greenfield-Methode vereint die Vorteile der beiden oberen Ansätzen und minimiert deren Einschränkungen. Sie bietet alle Möglichkeiten, sodass die benötigten Daten und Prozesse übertragen werden können und Sie gleichzeitig von den technologischen Innovationen profitieren.

1. Detaillierte Prozess- und Systemanalyse gemeinsam mit der IT

Eines ist von Anfang an klar: Eine sich lang hinziehende Neustrukturierung bzw. Konsolidierung der SAP Systeme sollte unbedingt vermieden werden. Nicht nur, weil die beabsichtigten M&A Ziele dadurch gefährdet werden können, sondern auch weil das Tagesgeschäft und die Veränderungsakzeptanz in der Belegschaft bei langwierigen oder fehlschlagenden Transformationsprojekten leiden. Deshalb ist eine detaillierte Prozess- und Systemanalyse die erfolgskritische Informationsbasis für das gesamte Projekt. Das Ergebnis der Analyse sollte den aktuellen Zustand, die Daten- und Prozessqualität sowie deren technischen Rahmenbedingungen detailliert beschreiben. 

2. Fundierte Projektplanung und ein professionelles Projektmanagement

Aufbauend auf den Analyseergebnissen sind alle Beteiligten frühzeitig einzubinden, um eine einvernehmliche Zieldefinition unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen zu erarbeiten. Denn wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige. Zu einer fundierten Projektplanung gehören neben einem festgelegten Ziel auch:

• die Definition der rechtlichen und zeitlichen Rahmenbedingungen,

• die Ressourcenplanung,

• die Festlegung finanzieller Kapazitäten und

• eine Risikoabschätzung zur Vermeidung kosten- und zeitintensiver Verwerfungen im Projektverlauf.
  
  

Darauf aufbauend kann dann das weitere Vorgehen bestimmt und in einem professionellen Projektplan verankert werden. Und dieser Projektplan sollte in den Händen professioneller Projektmanager liegen, die nicht nur die Verteilung der Ressourcen und die Einhaltung der Ziele fortlaufend überwachen und kontinuierlich steuern, sondern auch auftretende Risiken im Blick behalten.

3. Transformationstools als Projektbeschleuniger

Merge-Projekte sind zeitkritisch, daher sollte immer über den Einsatz professioneller Transformationstools als Projektbeschleuniger nachgedacht werden. Tools wie beispielsweise der Natuvion Data Conversion Server (DCS) können viele Projektabläufe automatisieren und dadurch den Zeitbedarf minimieren, während sich die Ergebnisqualität gleichzeitig verbessert. In der Analysephase helfen außerdem Tools wie Natuvion SOPHIA um einen tiefgehenden, fundierten Einblick in die Daten und Prozesse der Ursprungssysteme zu erhalten. So lässt sich das Risiko von unbekannten Zeitfressern in der Transformation von Vornherein vermeiden. Die Validierung der durchgeführten Migrationstätigkeiten vor dem Go-live mithilfe von Transformationstools kann zudem mögliche Ausführungsfehler aufdecken, bevor diese das Produktivsystem und auch die Veränderungsakzeptanz im Unternehmen negativ beeinflussen.

4. Externe Expertise

Ein erfolgreich umgesetzter SAP Merge sollte alle an der Verschmelzung beteiligten Einheiten in die Lage versetzen, schnellstmöglich wieder ihrem Tagesgeschäft nachgehen zu können. Die Vorbereitung und Durchführung eines SAP Merge ist aber eine spezielle Nischentätigkeit, die i. d. R. nichts mit dem Alltagsgeschäft der meisten Unternehmen gemein hat. Es empfiehlt sich deshalb, Experten entweder in beratender oder führender Rolle hinzuzuziehen. Mit einem spezialisierten Partner wie Natuvion profitieren Sie nicht nur von tiefgreifendem Fachwissen zum Thema System-Merge, sondern auch von bewährten Umsetzungsmethoden und IT-Lösungen, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen. Sprechen Sie uns gerne an!