Das große Aufräumen!

Wenn Menschen einen Umzug planen, machen sie oft eine Liste mit Dingen, die sie wegwerfen, verschenken, einlagern und mitnehmen wollen. Nichts anderes ist Data Housekeeping. Unternehmen machen eine Bestandserfassung, um herauszufinden, welche und wie viele Daten sie im System haben. Diese werden auf Richtigkeit und Konsistenz geprüft, bereinigt und ggf. neu strukturiert. 

Housekeeping wird oft als eine Art Aufräumaktion einem Transformationsprojekt vorgeschaltet, um Daten leichter in das neue System übertragen zu können. Das bedeutet, dass Sie Daten, die Sie in Zukunft brauchen, von veralteten Daten trennen. Der Vorteil? Sie starten auf Ihrem neuen System mit einer weißen Weste – sprich: mit relevanten, qualitativ hochwertigen Daten und Prozessen. Und haben die Gewissheit, dass alles im Einklang mit Datenschutzregularien und anderen Vorschriften ist. Darüber hinaus reduzieren sich die Kosten für Speicher durch ein geringeres zu migrierendes Datenvolumen.

Welche technischen Maßnahmen waren für Ihren Transformationsprozess von entscheidender Bedeutung? 

Einmal ist keinmal! 

Eine wichtige Anmerkung: Wenn Sie im Vorfeld eines Transformations- oder Migrationsprojekts Housekeeping betreiben, sollten Sie dies nicht als einmalige Aktion verstehen. Vielmehr macht es Sinn, das zum Anlass zu nehmen, die Voraussetzungen für die kontinuierliche Verwaltung Ihrer Datenqualität und des Datenvolumens zu schaffen – auch nach der Migration auf ein neues System und nicht nur davor. Das macht Housekeeping zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer gesamten Information Lifecycle Management (ILM)-Strategie. 

Housekeeping ist bei Brownfield- Migrationen ein Muss! 

Natuvion hat gemeinsam mit der NTT DATA Business Solutions 630 Top-Manager aus neun Ländern befragt, die gerade eine relevante Transformation hinter sich gebracht haben. Eine der Fragen bezog sich dabei auf den von ihnen gewählten Transformationsansatz: Brownfield – Umstellung des gesamten Systems; Greenfield – komplette Neuinstallation; oder Selective Data Transition – kombiniert die Vorteile beider Ansätze. Die Untersuchung ergab, dass der größte Teil, nämlich 33 % der Unternehmen, den Brownfield-Ansatz gewählt hatte. 

Gerade in Brownfield-Projekten ist ein gründliches Housekeeping vor der eigentlichen Migration für den Erfolg der Migration erfolgskritisch. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ungenaue, veraltete und sogar nicht gesetzeskonforme Daten ungeprüft in die neue Umgebung übertragen werden. Sollten Sie den Brownfield-Migrationsansatz in Betracht ziehen, empfehlen wir Ihnen unbedingt, darauf zu achten! 

Welche Methode beschreibt Ihre Migrationsstrategie am besten? 

Definition und Planung 

Vorbereitung ist das A und O 

Wenn SAP von Housekeeping spricht, ist damit typischerweise eine Bereinigung der temporären SAP-Daten gemeint, die das System täglich produziert. Diese können Folgendes umfassen:

• Anwendungs- und Änderungsprotokolle 

• Staging (PSA und Änderungsprotokolle) 

• Verwaltungsdaten (z. B. Anfragen) 

• Kommunikationsprotokolle (IDocs, RFC usw.) 

  
  

Bei Natuvion haben wir jedoch eine umfassendere Sichtweise. Wenn wir den Begriff „Housekeeping“ verwenden, meinen wir einen Vorgang, bei dem Daten in allen Ihren Systemen analysiert werden, mit dem Ziel: Probleme bei der Datenqualität zu erkennen, das Datenvolumen zu bestimmen, es zu reduzieren und die Leistung zu steigern. 


Die Kriterien für die Datenqualität sind:

• Vollständigkeit 

• Konsistenz 

• Richtigkeit 

• Verfügbarkeit 

• Eindeutigkeit 

• Gültigkeit 
  
  

Das Ziel des Data Volume Management (DVM) ist es, die Größe Ihrer Datenbestände unter Kontrolle zu halten. Dies wiederum reduziert den Wartungsaufwand und die Kosten für 
Ihre Speichersysteme, Datenbanken und Anwendungen. 


Zu den wichtigsten DVM-Maßnahmen gehören: 

• Archivierung, Aufbewahrungsmanagement und (gesetzliche) Löschung 
• Datenbankmanagement, Datenwachstum und -alterung 
• Carve-out und Löschung 
  
  

Datenlöschung 

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Housekeeping und insbesondere beim Data Volume Management ist die Löschung alter Daten, die Sie (und Ihre Systeme) nicht mehr benötigen. Je mehr Daten Sie haben, desto mehr beeinträchtigen diese die Performance Ihrer Anwendungen. In SAP-Systemen werden oft viele Daten erzeugt, die schon bald nach ihrer Erzeugung ihren Nutzen verlieren und damit keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Aus diesem Grund veröffentlicht SAP regelmäßig einen Leitfaden zur Verwaltung des Datenvolumens. Diese Tabellen enthalten oft nur technische Daten und können schnell sehr umfangreich werden. Sie können einige oder alle der folgenden Punkte umfassen: 

• Protokolle
(Anwendungs- und Änderungsprotokolle) 
• Staging
(persistente Staging-Bereichsdaten und Änderungsprotokolle) 
• Kommunikationsprotokolle (IDocs, RFC-Protokolle) 
• Verwaltungsdaten
(Anträge, Änderungsbelege) 
• Alte Arbeitsabläufe und Indizes  
  
  

Die Bestimmung der Methode und Häufigkeit des Löschens unnötiger Daten ist ebenso wichtig wie die Festlegung, welche Daten in Ihren Systemen „frisch“ und aktiv sind. In einigen Bereichen, wie zum Beispiel SAP BW, können temporäre Daten zwischen 20-40 % der Systemgröße ausmachen. 

Planung und Scoping 

Wie bei jedem Projekt hängt der Erfolg oder Misserfolg von einer effektiven Planung im Vorfeld ab. Im Folgenden finden Sie einen Vorschlag für die Strukturierung Ihres Housekeeping-Projekts. Grundsätzlich wird der Planungs- und Scoping-Prozess die folgenden Entscheidungsschritte umfassen: 

• Definieren Sie das/die Ziel(e) des Housekeeping-Projekts. 
• Ermitteln Sie, welche(s) System(e) eine Umstrukturierung benötig(t)en. 
• Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten. 
• Entscheiden Sie, wie Sie Qualitätskontrollen durchführen wollen und welche(s) System(e) und Datenbanken sowie Zeit- und Personalressourcen Sie dafür brauchen. 
• Implementieren Sie Ihren Projektplan. 
  
  

Der Housekeeping-Projektplan

Implementierung von Tools und Maßnahmen 

Wie viele und welche Arten von Daten haben Sie? 

Natuvion SOPHIA ist eine leistungsstarke Lösung, mit der Sie all Ihre Daten in der Vorbereitungsphase Ihres DQM/DVM-Projekts analysieren können. Sie kombiniert Schnelligkeit und Leistung mit einer intuitiven Bedienung. Mit über 500 Analyseszenarien in acht verschiedenen Bereichen ermöglicht Ihnen dieses Werkzeug eine ganzheitliche Prüfung und Analyse all Ihrer Systeme. Natuvion SOPHIA bietet Ihnen in den folgenden Bereichen die nötige Transparenz: 

• Übersicht über Ihr System, Ihre Daten und Organisationsstruktur 

• Datenvolumen 

• Schnittstellen 

• Personenbezogene Daten 

• Datenschutz 

• Datenqualität 

• Cloud Readiness 

  
  

In Housekeeping-Projekten ist Natuvion SOPHIA ideal, um einen detaillierten Überblick über die Qualität der Stammdaten (z. B. Duplikate und Inkonsistenzen), das Datenvolumen und das Alter der Daten zu erhalten. Es gibt auch Aufschluss über den Archivierungsstatus und darüber, wie Sie die Datenqualität der nicht archivierbaren Elemente verbessern können. 


Wertschöpfung durch vereinfachte Stammdatenpflege in SAP

Preise, Produktspezifikationen, Kontaktinformationen: Stammdaten bilden die Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen. Doch die manuelle Pflege und Verwaltung der unternehmensweiten SAP-Stammdaten sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Datenqualität und -verwaltung lassen sich durch eine vereinfachte und automatisierte Datenpflege verbessern. Die Lösung dafür: it.master data simplified (it.mds). it.mds wurde entwickelt, um Ihre Stammdaten automatisiert anzureichern und zu pflegen. 

Viele Unternehmen kämpfen mit der Definition von klaren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie komplexen Prozessen für ihre Stammdatenpflege in SAP. Die it.mds-Lösung bildet eine solide Governance-Struktur und trägt zu einer höheren Datenqualität bei, indem sie die zugrunde liegenden Prozesse durch KI-generierte Regeln und Richtlinien automatisiert. Das führt zu einer Reduzierung von manuellen Fehlern, Inkonsistenzen und Kosten. 

Ausführung 

Nicht ohne detaillierten Fahrplan! 

Nachdem Sie die von Ihnen gewählten Parameter festgelegt, Ihre Analysewerkzeuge installiert und das Projekt geplant haben, ist es an der Zeit für die Ausführung. In der Anfangsphase prüft Ihr Analysetool dabei das/die System(e) gründlich. Das Ergebnis ist ein Blueprint-Bericht über alle Daten in Ihrer Systemlandschaft. Anhand dieser Ergebnisse können Sie und Ihr Datenanalyse- und/oder Beratungsteam einen aussagekräftigen Fahrplan für die als Nächstes zu ergreifenden Maßnahmen erstellen. Dazu können Qualitätsverbesserungen, strengere Datenschutzkontrollen oder die Verringerung des Datenvolumens gehören ‒ oder, falls gewünscht, all diese Maßnahmen zusammen. 

Tipps 

• Wissenstransfer.
  Sobald die Ergebnisse Ihrer Systemanalyse vorliegen, ist es wichtig, die relevanten Informationen mit den Dateneigentümern und anderen Personen zu teilen, die an den nächsten Schritten beteiligt sein werden. 
  
  
• Planen Sie die nächsten Schritte. 

  Je nach den Ergebnissen Ihrer Analyse müssen Sie möglicherweise ein neues Projekt aufsetzen, um die Empfehlungen aus
den Ergebnissen umzusetzen. 

  
  
• Change Management. 

  Change Management ist wichtig für die Maßnahmen, die Sie jetzt durchführen, aber auch ein wichtiger Faktor für die Zukunft. Schließlich führen Unternehmen ein Housekeeping-Projekt meist nicht nur einmal durch, sondern regelmäßig. Nur so kann jederzeit eine optimale Datenqualität gewährleistet werden. 

  
  

Information Lifecycle Management einführen 

Für die proaktive Verwaltung von Datenmengen ist das Information Lifecycle Management (ILM) ein unverzichtbares Instrument – insbesondere in SAP-Umgebungen. Mit einer Reihe von ILM-Regeln, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten sind, können Sie Maßnahmen ergreifen, um unkontrolliertes Datenwachstum und Compliance-Verstöße zu verhindern. Diese Regeln wählen automatisch Daten nach den von Ihnen definierten Kriterien aus und ergreifen dann entsprechende Maßnahmen, wie zum Beispiel das Sperren, Archivieren oder Löschen. Effizientes ILM geht jedoch noch weiter: Es bildet die Grundlage für Ihre gesamten Datenmanagement-Aktivitäten im Anschluss an ein Housekeeping-Projekt. ILM kann für Ihr Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung des Datenvolumens und der Einhaltung von Vorschriften von Vorteil sein, sondern auch in Sachen Kosten und Systemleistung. 

Verifizierung und Kontrolle 

Feinabstimmung und Effektivität des Prozesses überprüfen 

Die letzte Phase Ihres Housekeeping-Projekts vor und nach der Migration besteht darin, die Ergebnisse der Analyse zu überprüfen und festzulegen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Dabei geht es zunächst um die Feinabstimmung des Housekeeping-Prozesses selbst und nicht um Datenkorrekturen auf Basis der Analyseergebnisse. 

So wird sichergestellt, dass das regelmäßige Housekeeping, das Sie auch nach Abschluss Ihres Transformationsprojekts in festgelegten Abständen durchführen, optimal auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Sie können zum Beispiel leicht erkennen, ob Daten fehlen oder ob der Arbeitsablauf oder Prozess optimiert werden muss, um ihn effizienter zu gestalten. Außerdem können Sie die Effektivität des Prozesses selbst feststellen. 

Aufwand und Risiken minimieren 

Die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität ist komplex und erfordert spezielle Kenntnisse und explizite Ressourcen innerhalb des Unternehmens. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit ILM-Vorgängen manuell erledigt werden müssen. Vielmehr können Sie durch den Einsatz leistungsfähiger Tools sowohl den Aufwand als auch das Risiko über den gesamten ILM-Prozesszyklus hinweg spürbar reduzieren. Natuvion SOPHIA ist ein solches Tool.

Es wird sowohl für die initiale Implementierung von SAP ILM eingesetzt als auch im laufenden Betrieb. Für Letzteren wurden die Natuvion SOPHIA Betriebsanalysen entwickelt. Diese ermöglichen es Ihnen zum einen, sich schnell und einfach einen Überblick über das aktuelle Customizing Ihrer ILM-Einrichtung, die zu sperrenden und zu archivierenden Daten sowie die Rechtsfälle bzw. Legal Hold Cases zu verschaffen und daraus das optimale ILM-Projektvorgehen abzuleiten. Andererseits ermöglichen Ihnen diese Analysen auch eine bessere Überwachung des laufenden ILM-Betriebs, einschließlich der implementierten Regeln und Kontrollbereiche sowie fehlender oder falscher Einstellungen. Darüber hinaus ermöglicht Natuvion SOPHIA die vollständige Automatisierung des Testaufwands im Vorfeld zu allen ILM-Läufen. Auch dieser Aufwand ist nicht zu unterschätzen, denn die ILM-Objekte, die das Löschen von Daten in SAP ILM überhaupt erst ermöglichen, umfassen meist große Datenmengen. 

Am besten, Sie fangen heute an!