Transformationsprojekte enden in der Regel nicht mit der Migration aller benötigten Daten auf eine neue Plattform. In Altsystemen verbleiben häufig große Datenbestände, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben, möglicher Betriebs- oder Steuerprüfungen sowie datenschutzrechtlicher Anforderungen nicht einfach gelöscht werden dürfen. Auch bei schweizstrom stellte sich nach der Migration auf powercloud die Frage, wie mit diesen Altdaten umzugehen ist. Gesucht wurde eine Lösung, die den kosteneffizienten Zugriff auf historische Daten für interne Mitarbeiter und Prüfer ermöglicht, gleichzeitig DSGVO-konform arbeitet und eine klare Regelung für die spätere, endgültige Löschung der Daten vorsieht.
Die Entscheidung fiel auf DCS Retire als Archivierungs- und Stilllegungslösung für das Altsystem. Im Rahmen eines ganzheitlichen Altdaten-Managements übernahm Natuvion sämtliche Schritte von der Datenentladung aus dem bisherigen System über die Archivierung bis hin zur späteren, regelbasierten Löschung der Daten.
Zunächst wurde DCS Retire entsprechend der gesetzlichen Vorgaben sowie der individuellen Anforderungen von schweizstrom konfiguriert. Dabei wurden Zugriffsregeln definiert und spezifische Nutzeranforderungen berücksichtigt. Eine Besonderheit bestand darin, dass neben schweizstrom auch die BayWa r.e. Green Products GmbH Zugriff auf bestimmte historische Datensätze erhalten sollte, da schweizstrom in der Vergangenheit einen Kundenstamm dieses Unternehmens übernommen hatte, während die Verantwortung für die historischen Kundenbeziehungen weiterhin bei BayWa liegt.
Zusätzlich wurde für jeden Datensatz ein datenschutzkonformes Löschdatum festgelegt. Nach Abschluss der Konfigurationsphase wurden die Daten aus dem Altsystem extrahiert – unter Einbeziehung des bisherigen Plattformanbieters – und anschließend in DCS Retire übertragen. Damit waren die Voraussetzungen geschaffen, um das bisherige SaaS-System vollständig stillzulegen.
100.000 Datensätze erfolgreich archiviert
Durch die Implementierung von DCS Retire konnten rund 100.000 historische Kundendatensätze revisionssicher archiviert werden. Die Daten sind nun DSGVO-konform gespeichert, nur für berechtigte Personen zugänglich und mit klar definierten Löschfristen versehen. Gleichzeitig wurde der Zugriff auf relevante Informationen für interne Mitarbeitende sowie für Prüfungszwecke weiterhin gewährleistet.
Mit der erfolgreichen Archivierung der Altdaten konnte schweizstrom das bisherige Produktivsystem abschalten und den Vertrag mit dem bisherigen Plattformanbieter beenden. Dadurch entfällt der kostenintensive Parallelbetrieb zweier Systeme. Das Projekt markiert damit den abschließenden Schritt der Transformation auf powercloud und ermöglicht eine nachhaltige Reduzierung von Betriebs- und Systemkosten.
/LP_SuccessStory_Retire_DE_300dpi_reduz.png?width=1314&height=1283&name=LP_SuccessStory_Retire_DE_300dpi_reduz.png)
/SuccessStory_schweizstrom_Alte_IT_Systeme.jpg)
/SuccessStory_schweizstrom_Historische_Daten.jpg)
/SuccessStory_schweizstrom_Systemstilllegung.jpg)
.gif)
/schweizstrom_SuccessStory_Logo_606x118.svg){kind=logo}