Wenn Unternehmen den Schritt in neue IT-Landschaften wagen, bleiben alte Systeme oft als Schatten zurück – rechtlich relevant, teuer im Betrieb, technisch überholt. Genau mit diesem Spagat sah sich auch Radio Frequency Systems konfrontiert. Die entscheidende Frage: Wie bewahren wir unsere SAP-Altdaten auf – ohne unser ERP-Altsystem weiter betreiben zu müssen? Die Antwort lautete: Mit dem dedizierten Archivierungstool DCS Retire, in das alle relevanten Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen migriert werden sollten.
Den Auftakt für die Systemstilllegung bildete eine umfassende Datenanalyse, die die Basis für die weitere Projektplanung war. Anhand derer entschied man sich bewusst für einen ganzheitlichen Ansatz bei der Datenentladung: Es sollten sämtliche Tabellen des SAP-Quellsystems extrahiert werden – außer Systemtabellen und Tabellen, die nur temporäre Daten enthielten. Diese Entscheidung ermöglicht eine vollständige und zukunftssichere Datenverfügbarkeit.
Die Datenentladung erfolgte dann mithilfe des Migrationstools DCS Migrate. Die Tabellen aus dem SAP-System wurden zunächst als SQL-Dateien exportiert und auf einen SFTP-Server kopiert. Im Anschluss erfolgte die Übertragung der Daten vom SFTP-Server in das DCS Retire-Tool. Ein besonderes Augenmerk lag während der Ent- und Beladung auf der Datenintegrität. Um sicherzustellen, dass die übertragenen Daten in exakt derselben Form in DCS Retire ankommen, wurden Hashwerte generiert und verglichen.
Eine Besonderheit im Projekt war außerdem die Entwicklung und Bereitstellung von kundenspezifischen Abfrage-Views durch Natuvion. Damit wollte RFS den Fachbereichen und Betriebsprüfern von Vornherein einen direkten und intuitiven Zugriff auf die relevanten Daten ermöglichen. Nach der Datenübertragung führte RFS umfangreiche Tests durch, auf deren Basis Natuvion die individuell angepassten Views finalisieren und das DCS Retire-System übergeben konnte.
Daten erfolgreich in DCS Retire archiviert
Insgesamt wurden über 8.000 Tabellen sowie 600 GB Datenvolumen erfolgreich in DCS Retire archiviert. Damit kann RFS sein SAP-Altsystem stilllegen und gleichzeitig weiterhin alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus wurden im Projekt eine umfassende Berechtigungsverwaltung umgesetzt sowie eine flexible Zugriffskontrolle geschaffen. Zusätzlich erfolgte die Übertragung der Dokumente aus dem optischen Archiv inklusive der Verknüpfung mit den zugehörigen Belegen, sodass beispielsweise Rechnungen direkt innerhalb von DCS Retire angezeigt werden können.
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