Die bisherige Verarbeitung der Zählerstände erfolgte vollständig manuell. Jeder einzelne Zählerstand musste aus dem Workflow-Managementsystem entnommen und anschließend im SAP IS-U System eingetragen werden. Bei mehreren zehntausend Fällen pro Jahr führte dies zu einem erheblichen Zeitaufwand. Gleichzeitig bestand bei dieser Art der Bearbeitung immer das Risiko von Fehlern oder Inkonsistenzen.
Um den Prozess erfolgreich automatisieren zu können, war zunächst eine detaillierte Analyse der bestehenden Abläufe notwendig. Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen von schwaben netz und schwaben erdgas wurden die bisherigen Prozessschritte aufgenommen, dokumentiert und in ein strukturiertes Prozessmodell überführt. Diese Analyse bildete die Grundlage für die spätere Entwicklung der automatisierten Lösung.
Auf Basis der analysierten Prozesse entwickelte Natuvion Digital eine maßgeschneiderte RPA-Lösung, die den größten Teil der Zählerstanderfassung automatisiert. Die Umsetzung erfolgte in mehreren aufeinander abgestimmten Schritten: Zunächst wurden die bestehenden Prozesse detailliert dokumentiert, anschließend ein Prozessmodell erstellt und darauf aufbauend die Robotic Software entwickelt und modelliert. Nach umfangreichen Tests erfolgte schließlich der Übergang in den Regelbetrieb.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die detaillierte Prozessdokumentation. schwaben netz bereitete hierfür die zehn häufigsten Arbeitsabläufe der Zählerstanderfassung vor, die von Natuvion Digital analysiert wurden. Auf dieser Grundlage konnten die notwendigen Prozessschritte der Software präzise definiert und komplexe Entscheidungslogiken in klare automatisierte Regeln überführt werden. Die Umsetzung erfolgte iterativ und konnte innerhalb weniger Wochen realisiert werden.
Manueller Aufwand von 45 auf 1 Sekunde
Nach der erfolgreichen Implementierung übernimmt die Robotic Software einen Großteil der Aufgaben in der Zählerstanderfassung. Insgesamt konnte ein Automatisierungsgrad von 87,5 Prozent erreicht werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand pro Vorgang erheblich: Während zuvor rund 45 Sekunden pro Fall benötigt wurden, liegt der manuelle Aufwand nun bei etwa einer Sekunde. Die gesamte Prozessdurchlaufzeit beträgt nur noch rund 14 Sekunden pro Vorgang.
Durch die Automatisierung werden die Mitarbeitenden deutlich entlastet und können sich stärker auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig konnte das Unternehmen wertvolle Erfahrungen im praktischen Einsatz von RPA sammeln. Auf Basis dieser Erkenntnisse planen schwaben netz und erdgas schwaben bereits weitere Automatisierungsprojekte in anderen Geschäftsbereichen.
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