Die Bearbeitung von Ein- und Auszügen gehört für Energieversorger zu den regelmäßig anfallenden Standardprozessen. Obwohl die Aufgaben inhaltlich weitgehend identisch sind, müssen zahlreiche einzelne Arbeitsschritte durchgeführt werden, etwa die Bearbeitung der Kundendaten oder der Versand von Begrüßungsschreiben. Diese Tätigkeiten erfolgen häufig manuell und sind dadurch zeitintensiv und potenziell fehleranfällig.
Um eine Automatisierung erfolgreich umzusetzen, musste zunächst ein detailliertes Verständnis der bestehenden Prozesse geschaffen werden. Alle Prozessschritte, beteiligten Systeme, Entscheidungslogiken sowie mögliche Ausnahmen mussten analysiert, dokumentiert und modelliert werden. Erst auf dieser Grundlage konnte definiert werden, welche Abläufe sich automatisieren lassen und welches Optimierungs- und Einsparpotenzial dadurch realisiert werden kann.
Nach Abschluss der Prozessanalyse und -dokumentation entwickelte Natuvion Digital die automatisierte Lösung für die Umzugsbearbeitung und den Versand von Begrüßungsschreiben. Als Entwicklungsumgebung kam die RPA-Plattform BluePrism zum Einsatz. Die Robotic Software wurde so konzipiert, dass sie wiederkehrende Prozessschritte eigenständig ausführt – von der Datenverarbeitung über die Aktualisierung der Kundendaten in SAP bis hin zur Durchführung der notwendigen Prozessschritte im System.
Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen von Harz Energie. Von der Modellierung der Prozesse über die technische Umsetzung und Tests bis zur Überführung in den Produktivbetrieb dauerte es insgesamt nur sechs Wochen. Die Einführung startete zunächst in einer kontrollierten Umgebung, in der die automatisierten Abläufe überprüft und validiert wurden. Anschließend konnte die Lösung schrittweise in den produktiven Betrieb überführt werden. Seitdem ergänzt die Robotic Software das bestehende SAP ERP- und IS-U-System und übernimmt einen Großteil der wiederkehrenden administrativen Aufgaben.
Fehleranfällige manuelle Tätigkeiten entfallen dank digitaler Helfer
Durch den Einsatz der RPA-Lösung konnten bei Harz Energie sofort hohe Automatisierungsgrade erreicht werden. Im SAP-Produktivsystem werden heute rund 60 Prozent der Umzugsbearbeitungen sowie etwa 65 Prozent der Prozesse rund um das Begrüßungsschreiben automatisiert durchgeführt. Dadurch entfallen viele monotone und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten, während gleichzeitig die Anzahl der notwendigen Prozessschritte reduziert werden konnte.
Insgesamt konnten rund 60 Prozent der jährlich etwa 18.000 anfallenden Fälle direkt automatisiert werden. Das entspricht einer Zeitersparnis von etwa 2.200 Arbeitsstunden pro Jahr. Durch weitere Optimierungen wird künftig sogar ein Automatisierungsgrad von bis zu 85 Prozent erwartet, was einer Einsparung von rund 3.000 Stunden entsprechen würde. Gleichzeitig profitieren die Kunden von schnelleren Bearbeitungszeiten, während Mitarbeitende mehr Zeit für komplexere und wertschöpfendere Aufgaben gewinnen. Die gewonnenen Erfahrungen aus dem Projekt bilden zudem die Grundlage für weitere Automatisierungsinitiativen, beispielsweise im Rechnungswesen oder bei der Zählerstandsbearbeitung.
/SuccessStory_HarzEnergie_Gesundheitsamt.jpg)
/SuccessStory_HarzEnergie_RPA_und_dann.jpg)
/SuccessStory_HarzEnergie_Prozessautomatisierung.jpg)
.gif)
