Die Ein- und Auszugsbearbeitung zählt zwar zu den Standardprozessen eines Energieversorgers, ist jedoch operativ anspruchsvoll und teilweise geschäftskritisch. Insbesondere im Kontext der Ersatz- oder Grundversorgung sind die Abläufe bundesweit reguliert und erfordern, dass das jeweilige Versorgungsszenario bereits während der Bearbeitung korrekt generiert wird. Zusätzlich treten bei Einzügen regelmäßig Sonderfälle oder Klärungsbedarfe auf, die eine präzise Prozesslogik erfordern.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, die bestehenden Prozesse vollständig zu analysieren und so zu dokumentieren, dass sie technisch exakt in eine RPA-Lösung überführt werden konnten. Ohne eine detaillierte Prozessaufnahme und -modellierung wäre eine vollständige Systemabbildung nicht möglich gewesen. Gleichzeitig musste die neue Lösung nahtlos mit dem bestehenden SAP ERP- und SAP IS-U-System integriert werden, das die Grundlage der Kundendatenverwaltung bildet.
Gemeinsam mit Natuvion Digital startete das Stadtwerk Tauberfranken ein strukturiertes RPA-Pilotprojekt. Der Projektansatz folgte einem klar definierten Fünf-Phasen-Modell: Zunächst erfolgte die umfassende Aufnahme und Dokumentation der bestehenden Prozesse. Darauf aufbauend wurde ein detailliertes Prozessmodell entwickelt, das als Grundlage für die technische Umsetzung diente. Anschließend wurde die Robotic Software entwickelt, modelliert, intensiv getestet und schließlich in den Produktivbetrieb überführt.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen, der IT des Stadtwerks und dem Automatisierungsteam von Natuvion Digital. Die RPA-Lösung wurde auf Basis von Blue Prism entwickelt und musste für die Einzugsbearbeitung insgesamt 322 Prozessschritte sowie weitere 68 Schritte für das Belegdrucken erlernen.
Dank der strukturierten Vorgehensweise konnten sämtliche Prozesse innerhalb von nur zehn Wochen erfolgreich automatisiert werden. Der digitale Software-Roboter ergänzt seither das bestehende SAP-System und übernimmt die vollständige Bearbeitung der definierten Prozesse.
Digitale Effizienz auf Knopfdruck – 100 % Automatisierung, messbarer Mehrwert
Mit der Einführung der RPA-Lösung wurde ein Automatisierungsgrad von 100 Prozent erreicht. Die jährlich rund 2.900 anfallenden Fälle in der Einzugsbearbeitung sowie im Belegdruck werden nun vollständig automatisiert verarbeitet. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand vollständig, was – je nach Prozess – zu einer jährlichen Zeitersparnis von rund 170 bis 280 Stunden führt.
Die Auswirkungen sind sowohl intern als auch extern spürbar: Mitarbeitende werden von repetitiven Tätigkeiten entlastet und können sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig profitieren Kundinnen und Kunden von schnelleren Bearbeitungszeiten und einer höheren Prozessqualität.
Aufbauend auf dem erfolgreichen Pilotprojekt plant das Stadtwerk Tauberfranken bereits die weitere Automatisierung angrenzender Prozesse, darunter die Änderung von Einzugsbelegen, die Erstellung von Begrüßungsschreiben sowie die Zählerstanderfassung. Damit wird die digitale Prozessoptimierung konsequent weitergeführt und strategisch ausgebaut.
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