SK
      sap-information-lifecycle-managament-ilm-1760x440

      SAP Information
      Lifecycle Management (ILM):
      SAP Takto prebieha správa dát v súlade s GDPR!

      Home > Vaše výzvy > SAP Information Lifecycle Management

      Čo je SAP ILM?

      Definícia

      SAP Information Lifecycle Management (ILM) popisuje rozsiahlu iniciatívu v oblasti automatizovanej správy dát. Na základe konkrétnych údajov je stanovené, ako je potrebné s nimi zaobchádzať počas ich životného cyklu – od ich vzniku cez uloženie až po vyradenie a definitívny výmaz. Cieľom je optimalizácia dátových tokov, zníženie IT nákladov a minimalizácia právnych compliance rizík, ktoré vznikajú pri manipulácii s určitým druhom údajov.

      Motívom iniciatívy Information Lifecycle Management sú rastúce množstvá dát, komplexnejšie systémové svety a trvalo rastúce požiadavky z oblasti zákonných predpisov ako napr. GDPR. To si od spoločností vyžaduje lepšie metódy správy dát a opatrenia pre ochranu dát – najmä pri osobných údajoch. Presne na to sa zameriava SAP ILM.

       

      Ako funguje SAP Information Lifecycle Management (ILM)?

      Ako funguje SAP Information Lifecycle Management (ILM)?

      Správa životného cyklu a úložisko

      SAP ILM dopĺňa štandardnú SAP dátovú archiváciu a umožňuje spoločnostiam automatizované blokovanie, archiváciu či výmaz osobných údajov. Pre tento účel sú definované príslušné pravidlá v rámci ILM. Tieto pravidlá napríklad stanovujú minimálne a maximálne doby uchovania produktívnych a archívnych dát a tým zaručujú, že konkrétne dáta budú v správnom okamihu odstránené a vymazané zo systému. V prípade potreby je možné zablokovať dáta proti výmazu na základe zákonných predpisov. V praxi predchádza výmazu záverečná kontrola. To znamená, že dáta určené na výmaz sú najprv zhromaždené v archíve, následne skontrolované zodpovedným vlastníkom dát a až potom sú uvoľnené na definitívne vymazanie.

      Okrem toho je možné už archivované dáta odložiť prostredníctvom SAP ILM na ILM certifikovaný WebDAV server. To zaručuje nemennosť dát a chráni pred priskorým výmazom, zároveň odľahčuje aktívny IT systém a šetrí náklady. Celkovo zabezpečuje výkonná a fungujúca správa informačného cyklu v spoločnosti konzistentnú správu dát a ich výmaz v súlade s predpismi o ochrane dát a ich ukladaní. Viac k téme sa dozviete v našom ILM Whitepaper.

      Stručný prehľad: výhody SAP ILM

      Datenwachstum

       

      Layers

       

      Rechtl.Vorschriften

       

      Kontrolovaný rast dát a minimalizácia rizika 

      Menej komplexná IT infraštruktúra a nižšie náklady 

      Zlepšenie dodržiavania právnych predpisov

       

      Tri kľúčové zložky SAP Information Lifecycle Managementu

      Archivácia dát, Retention Management a Retention Warehouse

      1. Archivácia dát

      Kľúčovým prvkom SAP Information Lifecycle Managementu je archivácia dát, ktorá sa sústreďuje na Data Volume Management. To znamená, že dáta, ktoré už nie sú potrebné v každodennom pracovnom procese, sú odstránené z operatívneho IT systému. SAP ILM pritom rozširuje archivačné funkcionality SAP štandardu, aby zaručil súlad s modulmi Retention Management a Retention Warehouse. Okrem toho SAP ILM umožňuje okrem archivácie aj výmaz dát a vytváranie snapshotov.

      2. Retention Management

      Druhá zložka Element Retention Management riadi životný cyklus dát až k dosiahnutiu ich end-of-life. Prostredníctvom rozličných metód a nástrojov je umožnené ich ukladanie, uchovávanie a výmaz. Definované pravidlá a výmazové koncepty sa stanovujú pre rôzne typy dát. Dáta, ktoré sa dotýkajú právnych predpisov, je možné vďaka funkcii blokovania dočasne zmraziť.

      3. Retention Warehouse

      Tretia zložka Retention Warehouse je zameraná na vypnutie kompletných systémových prostredí resp. starých systémov. Pre tento účel je pripravený štandardizovaný postup:

      • Archivácia kompletného dátového obsahu zo starého systému
      • Uloženie dát do ILM Retention Warehouse podľa definovaných pravidiel
      • Zaručenie dostupnosti dát pre účely ekonomického alebo daňového auditu až po dosiahnutie lehoty uchovania.

       

      Správa objemu dát pomocou SAP ILM počas transformácie SAP S/4HANA

      Existujú dobré dôvody, prečo pri transformácii prostredia SAP na SAP S/4HANA zvážiť zavedenie SAP ILM ako aktívneho riešenia správy objemu dát (Data Volume Management - DVM). V nasledujúcich častiach sú uvedené dôvody, prečo tento prístup ponúka výhody najmä vo fáze prípravy a po uvedení do prevádzky.

      Príprava na SAP S/4HANA: Správa objemu dát so SAP ILM

      Zavedenie SAP ILM Data Volume Management alebo rozšírenie už implementovaného riešenia môže v mnohých ohľadoch pozitívne ovplyvniť váš prechod na SAP S/4HANA a priblížiť vás k dosiahnutiu vašich transformačných cieľov.

       

      • Zníženie celkového objemu dát pred transformáciou
        Archivácia údajov, ktoré už nie sú potrebné, znižuje celkový objem údajov, ktoré sa považujú za relevantné pre transformačné činnosti. To je výhodné nielen pre samotný transformačný projekt, ale aj pri následnej prevádzke systému SAP S/4HANA. Menší počet dát pomáha pri zvládaní zložitosti projektu a zvyšuje výkonnosť a efektívnosť prevádzkovaného systému, pričom udržiava náklady na ukladanie dát na uzde. Ak je obmedzenie okna povolených prestojov pri transformácii dôležitým faktorom, menší objem dát by Vám mohol uľahčiť prácu pri plnení očakávaní.

      • Archivovať dáta, a tým včas odhaliť ich nekonzistentnosť.
        Štandardné kontroly archivácie dát môžu prispieť k overeniu kvality dát. Pri triedení dát, ktoré už nie sú potrebné, tieto kontroly identifikujú nekonzistentnosti, ktoré by mohli viesť k ďalším problémom počas transformačného projektu. Tým, že tím identifikuje prípadné nezrovnalosti takto skoro, sa môže už počas projektu prípravy DVM rozhodnúť, či bude pokračovať v činnostiach čistenia dát. Spoločnosť Natuvion odporúča pridať do tejto kombinácie aj riadenie kvality údajov (data quality management - DQM). Vďaka tomuto osvedčenému postupu využijete získaný prehľad o dátach, začleníte čistenie dát do predprojektu a budete mať prospech z oveľa jednoduchšej transformačnej mapy.

      • Inicializácia procesov súladu prostredníctvom archivácie historických, neaktívnych dát
        Význam SAP ILM presahuje rámec archivácie dát. Riešenie slúži aj ako ústredný nástroj na ochranu dát a dodržiavanie predpisov pre Vaše prostredie SAP. Ak ste doteraz neuvažovali o aspekte ochrany dát, teraz je čas dobehnúť ho začlenením do predprojektu SAP ILM a do celkového plánu transformácie SAP S/4HANA. Tento prístup len mierne rozširuje rozsah SAP ILM, ktorý sa zvyčajne zameriava na objem a kvalitu dát. Budete však môcť využiť dáta, ktoré od začiatku spĺňajú požiadavky na ochranu dát, čo v konečnom dôsledku zníži Vaše úsilie počas transformácie a po nej. Ak sa starší systém ponechá v prostredí, musí byť v súlade s predpismi. To je ďalší dôvod, prečo zvážiť zodpovedajúci projekt prípravy SAP ILM.

      • Zavedenie aktívneho životného cyklu dát a prispôsobenie procesov
        Po zvážení DVM a DQM ako predprojektu by ďalším krokom malo byť vytvorenie koncepcie aktívneho životného cyklu údát  pre Vašu spoločnosť. Za predpokladu, že každý súbor dát sa musí archivovať po dosiahnutí konca svojho obchodného účelu, sa zdá byť zrejmé, že k zavedeniu celopodnikového životného cyklu dát musí dôjsť pomerne skoro. Skúsenosti však ukazujú, že ide o často zanedbávanú tému. S rastúcimi nákladmi na súčasné technológie ukladania dát v pamäti sa riadenie životného cyklu dát stalo aktuálnejším. Spoločnosti preto začali plánovať opatrenia na riadenie objemu dát pre svoje systémy SAP S/4HANA pomocou SAP ILM.

        Špeciálna rada: Prechod na SAP S/4HANA si už z pohľadu používateľa vyžaduje veľmi efektívne riadenie zmien. Ak sa implementácia aktívneho životného cyklu údajov plánuje ako paralelný pracovný tok, zvýši sa množstvo zmien a ďalej sa zvýši úsilie na riadenie zmien. Ak by sa transformácia začala zavedením SAP ILM, tieto bolesti hlavy by odpadli. Včasným prijatím procesov a riadením zmien sa výrazne znižuje zložitosť transformácie SAP S/4HANA.

       

      Výhody SAP ILM pre prevádzku SAP S/4HANA

      • Aktívna správa objemu dát
        Kontrolujte rast databázy pomocou aktívnych životných cyklov dát, keď je ukladanie dát v databáze SAP HANA nákladné. Ide o zásadné opatrenie pre akýkoľvek transformačný prístup, ale najmä pre scenáre brownfield, pri ktorých sa systémy čisto technicky migrujú na SAP S/4HANA. V prípade selektívneho prechodu dát alebo greenfield scenárov, kde sa spočiatku prenáša menší objem dát, sú potrebné procesy, ktoré podporujú zachovanie tohto stavu.

      • Zníženie prevádzkových nákladov
        Zníženie množstva dát v živej databáze je povinné vzhľadom na zvýšené náklady na jednotku úložiska.

      • Stabilizácia výkonu systému
        Zníženie času behu správ a úloh na pozadí.

      • Scenáre udržiavateľnosti a obnovy
        Znížte zložitosť riadením situácie s dátami. Nekontrolovaný rast dát negatívne ovplyvňuje činnosti, ako je vytváranie kópií systému alebo zálohovanie systémov.

      • Súlad a revízie
        Splnenie regulačných požiadaviek na minimalizáciu údajov a obmedzenie spracovania osobných údajov.

      • Obchodná integrácia historických dát
        Získavanie a zobrazovanie dát, ktoré boli predtým archivované prostredníctvom konkrétnych transakcií.

       

      Odlišnosti pri implementácii SAP ILM v SAP HCM

      Spracovanie dát v súlade s ochranou osobných údajov

      Najmä v SAP Human Capital Management (HCM) systémoch sa spracováva množstvo citlivých osobných údajov. Pre tieto údaje predpisuje GDPR konkrétne lehoty výmazu, ktoré je potrebné dodržiavať. Ako bolo popísané vyššie, v rámci SAP ILM je možné definovať individuálne pravidlá pre výmaz, a tieto pravidlá prepojiť aj s údajmi z personalistiky resp. s procesmi SAP HCM. Vďaka týmto výmazovým a blokačným procesom je zaručené, že osobné údaje nebudú vo vašich SAP HCM systémoch spracovávané dlhšie, než je dovolené. To umožní zodpovedným osobám mať prehľad a kontrolu nad tým, že všetky osobné údaje v ľubovoľne komplexných systémových svetoch záväzne spĺňajú predpisy GDPR.

      Okrem bezpečnosti a úrovne kontroly, ktorú umožňuje SAP ILM v rámci SAP HCM, zabezpečuje SAP ILM aj zvýšenie výkonnosti a ušetrenie nákladov. Dáta, ktoré už nie sú potrebné, sú pravidelne vymazávané a nezaberajú žiadny nadbytočný ukladací priestor a umožňujú efektívnejšie spracovať existujúce dáta. Chcete sa dozvedieť viac o spracovaní osobných údajov v SAP HCM v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov? Pozrite si naše portfólio.

      EN_Downloads_SuccessStory_Carlsberg_CTA_Panel_Desktop EN_Downloads_SuccessStory_Carlsberg_CTA_Panel_Mobile

      Súlad s GDPR a SAP ILM

      HCM systémy sú spravidla miestom ukladania početných osobných údajov. Vytváranie trvalo udržateľných výmazových postupov a kompletný súlad s ochranou osobných údajov sú rozhodujúcim faktorom úspechu. Toto si uvedomovala aj spoločnosť Carlsberg. O tom, ako bol pivovarnícky koncern schopný v krátkom čase optimalizovať svoje naplnenie ochrany osobných údajov vďaka SAP ILM, sa dočítate v našej success story.

      Stiahnuť success story v nemčine

      Implementácia SAP ILM

      Zavedenie SAP Information Lifecycle Managementu môže byť rozsiahle a komplexné v závislosti od individuálnych požiadaviek na projekt a pripravenosti systémov, nakoľko zablokovanie a výmaz osobných údajov sa týka početných procesov a objektov. Štandardizované implementačné procesy, best practices a preddefinované predlohy, ktoré vyvinul Natuvion, môžu zásadne zmeniť celý projekt a zároveň zaručiť zvýšenú kvalitu údajov a nižšie implementačné náklady. Znie to dobre? Tu sa dozviete viac.

      Kontaktujte nás

      Chceli by ste sa dozvedieť viac o našich SAP ILM službách? Zadajte svoje kontaktné informácie a my sa s Vami skontaktujeme čo najskôr.