Um eine datenschutzkonforme Sperr- und Löschlogik implementieren zu können, musste zunächst ein umfassendes Verständnis der vorhandenen Datenbestände geschaffen werden. Bei einem so großen Datenvolumen war es entscheidend, genau zu analysieren, welche Daten in den SAP-Systemen verarbeitet werden, welche davon personenbezogen sind und welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten.
Vattenfall hatte hierfür bereits eine erste Datenbestandsaufnahme durchgeführt und ein initiales Datenclustering erstellt. Gemeinsam mit Natuvion wurde dieses weiter verfeinert und die Daten in klar definierte Kategorien unterteilt. Auf dieser Grundlage konnten anschließend konkrete Sperr- und Löschfristen festgelegt werden.
Zur Identifikation weiterer relevanter Daten in kundenspezifischen Erweiterungen der Systeme wurde zusätzlich ein umfassender Systemscan mit dem Analysetool DCS Analyze durchgeführt. Dadurch konnten auch Abweichungen vom SAP-Standard sowie personenbezogene Daten in individuellen Entwicklungen identifiziert und in die spätere ILM-Logik integriert werden.
Auf Basis der Analyseergebnisse entwickelte Natuvion gemeinsam mit Vattenfall ein detailliertes Konzept für die technische Umsetzung der Sperr- und Löschprozesse im SAP Information Lifecycle Management. Die Umsetzung erfolgte nach dem bewährten EPIC-Ansatz von Natuvion und wurde in mehrere Projektphasen unterteilt.
Dabei wurden zunächst unterschiedliche Statuszustände von Geschäftspartnern definiert, etwa aktiver Kunde, inaktiver Kunde, Interessent oder Marketingkontakt. Diese Zustände wurden anschließend mit den zuvor definierten Sperr- und Löschregeln verknüpft. Wo erforderlich, wurde der SAP-ILM-Standard angepasst, um individuelle Anforderungen der Systemlandschaft von Vattenfall zu berücksichtigen.
Bevor die produktive Sperrung und Löschung der Daten begann, wurden umfassende Testläufe durchgeführt. Diese stellten sicher, dass die neuen Prozesse korrekt funktionieren und der laufende Geschäftsbetrieb nicht beeinträchtigt wird. Die erste Projektphase konzentrierte sich auf die Sperrung der relevanten Stammdaten im Produktivsystem, wodurch bereits ein hohes Datenschutzniveau erreicht werden konnte.
Zum selbständigen ILM-Betrieb befähigt
Nach der erfolgreichen Implementierung der ILM-Lösung sind alle Kundendaten, deren Verarbeitungszweck entfallen ist, in den SAP-Systemen von Vattenfall gesperrt und werden schrittweise vollständig gelöscht. Dabei erfolgt die Löschung systematisch: Zunächst werden abhängige Belege entfernt, anschließend Verträge und schließlich die dazugehörigen Kundendaten. Dadurch wird sichergestellt, dass personenbezogene Informationen vollständig aus den Systemen entfernt werden.
Neben der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bringt diese Vorgehensweise auch zusätzliche Vorteile für das Unternehmen. Durch die kontinuierliche Löschung nicht mehr benötigter Daten reduziert sich das Volumen der produktiven Datenbanken deutlich. Gleichzeitig wurde Vattenfall im Rahmen des Projekts gezielt dazu befähigt, den laufenden ILM-Betrieb eigenständig zu übernehmen. Regelmäßige Know-how-Transfers während der Projektlaufzeit stellten sicher, dass das Unternehmen die Prozesse künftig selbstständig betreiben kann. Natuvion unterstützt weiterhin beratend im Rahmen eines Coaching-Modells.
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