Die HCM-Systeme von Carlsberg waren über Jahre hinweg gewachsen, ohne dass eine regelmäßige Prüfung und Bereinigung der gespeicherten Daten stattgefunden hatte. Dadurch befanden sich zahlreiche personenbezogene Daten im System, deren Zweck bereits entfallen war. Dies stellte nicht nur ein erhebliches Datenschutzrisiko dar, sondern erhöhte auch das finanzielle Risiko durch mögliche Strafzahlungen bei Verstößen gegen die DSGVO.
Zusätzlich erschwerte die Komplexität der Datenlandschaft die Umsetzung geeigneter Löschprozesse. Unterschiedliche Datenarten, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und individuelle Anforderungen – etwa abhängig vom Eintrittsdatum eines Mitarbeiters – mussten berücksichtigt werden. Um diese Herausforderung zu bewältigen, war eine strukturierte Analyse der Datenbestände notwendig, bei der die kritischsten Daten priorisiert und eine klare Reihenfolge für die Löschung definiert wurde.
Auf Basis einer risikogewichteten Datenanalyse entwickelte Natuvion gemeinsam mit Carlsberg eine maßgeschneiderte ILM-Lösung für die HCM-Systeme. Dabei wurden zunächst die relevanten Daten kategorisiert und priorisiert, um anschließend gezielte Löschprogramme zu entwickeln. Der SAP-ILM-Standard wurde durch individuelle Anpassungen erweitert, sodass spezifische Anforderungen von Carlsberg berücksichtigt werden konnten.
Dazu gehörten unter anderem die Definition individueller Löschobjekte, die Einrichtung spezifischer Regelwerke sowie die Berücksichtigung komplexer gesetzlicher Anforderungen. Die Umsetzung erfolgte in einem agilen Projektmodell, das zunächst in der britischen Niederlassung und anschließend in Polen angewendet wurde.
Während des Projekts unterstützte Natuvion die Fachbereiche bei Tests, koordinierte die Beteiligten und stellte durch regelmäßige Validierungen sicher, dass die Löschprozesse korrekt funktionierten. Gleichzeitig wurden die Betriebseinheiten geschult, um einen reibungslosen Übergang in den späteren Regelbetrieb zu gewährleisten.
Schlankere Datenbanken, schnellere Prozesse & Datenschutz-Compliance
Durch die erfolgreiche Implementierung von SAP ILM konnte Carlsberg die Datenschutz-Compliance in seinen HCM-Systemen vollständig herstellen. Millionen personenbezogener Datensätze, deren Verarbeitungszweck entfallen war, wurden gelöscht. Dadurch konnten sowohl Datenschutzrisiken als auch potenzielle finanzielle Risiken deutlich reduziert werden.
Zusätzlich führte die Datenbereinigung zu schlankeren Datenbanken, was sich positiv auf die Systemperformance und Prozessgeschwindigkeit auswirkte. Die Einführung regelmäßiger Löschroutinen stellt zudem sicher, dass das Datenvolumen langfristig kontrolliert bleibt und die Systeme kontinuierlich DSGVO-konform betrieben werden können.
Neben den technischen Vorteilen erzielte Carlsberg auch wirtschaftliche Effekte, etwa durch geringeren Speicherbedarf und reduzierte Betriebskosten. Gleichzeitig bildet die geschaffene Datenbasis eine ideale Grundlage für zukünftige Systemmodernisierungen, wie beispielsweise den Umstieg auf SAP HANA.
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