Vom Datensammeln zur Datenkontrolle: DSGVO als Treiber für Veränderung
Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat für Unternehmen einen völlig neuen Rechtsrahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten geschaffen. War es bei vielen Unternehmen vor Inkrafttreten der DSGVO gängige Praxis, Daten über Jahrzehnte in den IT-Systemen zu sammeln, so gilt jetzt: Sobald der Verwendungszweck entfallen ist, für den die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, müssen auch die betroffenen Daten wieder aus den IT-Systemen gelöscht werden. Eine Herausforderung, mit der sich auch swb konfrontiert sah. Deshalb entschied sich der Energieversorger für die Einführung von SAP Information Lifecycle Management (ILM) in seinen SAP-Systemen. Intern hatte swb bisher allerdings keine Berührungspunkte mit SAP ILM. Zugleich fehlten Ressourcen für die Umsetzung. Deshalb suchte swb den Kontakt zu Natuvion.
End-to-End-Implementierung: Von der Analyse bis zum Go-live
Im Rahmen eines Vorprojekts stand zunächst eine umfassende Analyse des Status quo im Mittelpunkt. Mithilfe der Analysesoftware DCS Analyze scannte Natuvion das gesamte SAP IS-U System von swb und teilte die Daten in entsprechende Datenkategorien ein. Diesen wiederum wurden Sperr- und Löschfristen zugewiesen, woraus die für die ILM-Konfiguration benötigte Basis, die Sperr- und Löschmatrix, entstand.
Neben den inhaltlichen Themen rund um die Datenanalyse konzentrierte sich swb in dieser Vorprojekt-Phase auch darauf, alle Beteiligten abzuholen, Vorbehalte gegenüber dem Projekt auszuräumen und deutlich zu machen, dass keine Daten gelöscht werden, die für das operative Geschäft noch benötigt werden.
Mit Abschluss der Analyse begann die technische Umsetzung nach dem bewährten EPIC-Ansatz von Natuvion. Insgesamt wurden 62 ILM-Objekte ausgeprägt, die technisch für die regelkonforme Archivierung und Löschung der Daten verantwortlich sind.
Nach dem erfolgreichen Mapping aller Daten auf die entsprechenden ILM-Objekte konnte die Testphase starten: In drei verschiedenen Testsystemen wurden zunächst Einzeltests zur Überprüfung der jeweiligen ILM-Objekte durchgeführt. Anschließend folgten Intervalltests, um Abhängigkeiten zwischen den Objekten zu validieren. Den Abschluss bildeten umfassende Massentests, die das Zusammenspiel aller ILM-Objekte unter realistischen Bedingungen simulierten. Dabei wurde nicht nur geprüft, ob die Löschprozesse technisch korrekt funktionieren, sondern auch, ob sämtliche Geschäftsprozesse im SAP IS-U System nach erfolgter Archivierung weiterhin reibungslos laufen. Notwendige Anpassungen – beispielsweise im Hinblick auf fehlende Abschlusskennzeichen bei Belegen – wurden iterativ umgesetzt.
Nach dem erfolgreichen Abschluss aller Tests übernahm Natuvion im Auftrag von swb auch die Durchführung des produktiven Archivierungslaufs.
Compliance, die bleibt
Das Ergebnis: Natuvion hat aus rund 260 Haupttabellen und zahlreichen Nebentabellen über 3,7 Milliarden Tabelleneinträge gelöscht und die Größe der produktiven SAP-Datenbank um über 20 % bzw. 2,5 TB reduziert. Das produktive SAP IS-U System von swb ist damit entsprechend der Artikel 17 und 18 DSGVO-konform, um erhebliches Datenvolumen bereinigt und das ILM-Set-up hat sich für den künftigen Regelbetrieb bewährt.
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