Modernisierungsbedarf im Realitätscheck
Während der Hochphasen der Coronapandemie stieß das Gesundheitsamt mit seinen überwiegend analogen Prozessen an organisatorische und personelle Grenzen. Die tägliche manuelle Erfassung, Aufbereitung und Meldung sämtlicher Infektionsfälle an das RKI band erhebliche Ressourcen. Zeitweise konnte der erhöhte Arbeitsaufwand nur durch externe Unterstützung bewältigt werden, während andere Leistungen des Gesundheitsamts eingeschränkt werden mussten. Die Situation machte deutlich, dass die bestehenden Prozesse weder ausreichend skalierbar noch krisenresilient waren. Um zukünftige Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können und die Anforderungen des ÖGD-Pakts zu erfüllen, war eine grundlegende Modernisierung des Meldewesens erforderlich.
Corona-Meldewesen als Pilotprozess zur nachhaltigen RPA-Etablierung
Im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens entschied sich der Landkreis Harz für die Zusammenarbeit mit Natuvion Digital und den Einsatz der RPA-Softwarelösung SS&C Blue Prism. Das Corona-Meldewesen wurde als Pilotprozess definiert, um RPA strukturiert und nachhaltig im Gesundheitsamt zu etablieren.
Die Umsetzung folgte einem klar strukturierten Vorgehensmodell: Zunächst wurden die bestehenden Prozesse detailliert aufgenommen und dokumentiert. Darauf aufbauend entstand ein vollständiges Prozessmodell als Grundlage für die technische Umsetzung. Anschließend erfolgte die Entwicklung und Modellierung der Automatisierungslösung, gefolgt von umfassenden Tests. Mit dem erfolgreichen Abschluss dieser Phase wurde der automatisierte Prozess in den Regelbetrieb überführt.
Parallel dazu wurden die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für eine langfristige RPA-Nutzung geschaffen. Dazu gehörten der Aufbau einer skalierbaren RPA-Plattform auf Basis von SS&C Blue Prism, die Definition eines geeigneten Betriebsmodells sowie der gezielte Know-how-Transfer an die Mitarbeitenden. Durch Schulungen und praktische Übungen wurde die Basis für ein zukünftiges Center of Excellence (CoE) gelegt, um Automatisierung eigenständig weiter auszubauen.
Vom Pilotprojekt zur digitalen Zukunftsbasis
Mit der erfolgreichen Implementierung des Pilotprozesses wurde die tägliche Meldung der Coronafallzahlen vollständig automatisiert. Der Abruf der relevanten Daten, deren Verarbeitung im Gesundheitsamt sowie die finale Übermittlung an das RKI erfolgen nun ohne manuelle Eingriffe. Dadurch konnten die Mitarbeitenden signifikant entlastet und die Prozessqualität sowie -geschwindigkeit nachhaltig verbessert werden.
Gleichzeitig bildet die etablierte RPA-Plattform das Fundament für weitere Automatisierungsvorhaben – sowohl innerhalb des Gesundheitsamts als auch perspektivisch für den gesamten Landkreis. Das Gesundheitsamt ist heute deutlich resilienter aufgestellt und kann sich stärker auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Die erfolgreiche Einführung von RPA im Corona-Meldewesen markiert damit nicht nur eine operative Effizienzsteigerung, sondern den strategischen Einstieg in eine umfassende digitale Transformation der Verwaltungsprozesse.
.gif)
/HarzEnergie_SuccessStory_Logo_433x272.svg){kind=logo}