Florida Crystals beötigte eine einheitliche Darstellung der Geschäftsjahresperioden in seiner gesamten SAP-S/4HANA-Landschaft. Durch Fusionen, Übernahmen, Veräußerungen und organisatorische Umstrukturierungen hatten sich die Strukturen im Laufe der Zeit verändert. Dadurch stimmten die Geschäftsjahreskalender ausgewählter Buchungskreise nicht mehr mit dem unternehmensweiten Kalender überein.
Um dies zu beheben, musste die Geschäftsjahresdefinition für ausgewählte Gesellschaften angepasst werden – beispielsweise von einem abweichenden Geschäftsjahr auf ein kalendergleiches Geschäftsjahr. Dafür war zunächst ein verkürztes Geschäftsjahr erforderlich, gefolgt von einer Geschäftsjahresrückstellung. So konnte sichergestellt werden, dass das Geschäftsjahr in SAP dem gewünschten Kalenderjahr entspricht.
Da die Geschäftsjahreskonfiguration mehrere SAP-Module betrifft, erforderte das Projekt eine sorgfältige Analyse, umfangreiche Tests und eine präzise Umsetzung. Nur so ließen sich Inkonsistenzen in Finance, Controlling, Logistik, Anlagenbuchhaltung, Reporting und historischen Transaktionsdaten vermeiden.
Florida Crystals verfolgte einen zweistufigen Ansatz, um die betroffenen Buchungskreise an den Geschäftskalender anzupassen.
Schritt 1: Einführung eines verkürzten Geschäftsjahres
Im ersten Schritt wurde für die relevante Geschäftsjahresvariante und die zugeordneten Buchungskreise ein verkürztes Geschäftsjahr eingeführt. Diese Änderung musste konsistent in allen verwendeten SAP-Modulen umgesetzt werden, darunter FI, FI-AA, FI-SL, IM, CO, EC-PCA, MM, PP, SD, PS und PM.
Bevor Änderungen an der Konfiguration vorgenommen wurden, führte das Projektteam eine detaillierte Analyse der betroffenen Module, Organisationsstrukturen, des Customizings sowie der Stamm- und Transaktionsdaten durch. So konnten potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert und sichergestellt werden, dass nachgelagerte Geschäftsprozesse und das Reporting weiterhin reibungslos funktionieren. Anschließend folgten mehrere Testzyklen. Diese umfassten Konfigurationsanpassungen, Reporting-Checks, funktionale Validierungen und Ergebnistests vor dem Go-live.
Schritt 2: Geschäftsjahresrückstellung
Um diese Abweichung zu korrigieren, führte Florida Crystals eine Geschäftsjahresumstellung durch und passte die Geschäftsjahresnummern entsprechend an. Dabei wurden die Geschäftsjahre – einschließlich historischer Geschäftsjahre – für die ausgewählten Buchungskreise um ein Jahr zurückgesetzt. So konnten die im Zuge einer Akquisition hinzugekommenen Buchungskreise an die übergreifende Geschäftsjahresstruktur des Unternehmens angeglichen werden. Die Geschäftsjahresumstellung erfolgte gezielt für ausgewählte Buchungskreise mit derselben Geschäftsjahresvariante. Eine Umstellung des gesamten SAP-Mandanten war dadurch nicht erforderlich.
Die Natuvion Data Conversion Suite (DCS) diente dabei als durchgängige Transformationsplattform und unterstützte während des gesamten Projekts die Analyse, die Durchführung der Umstellung, das Testing und die Validierung.
Ergebnis
Florida Crystals schloss die Geschäftsjahresumstellung erfolgreich ab, ohne dass Projekt das übergeordnete Transformationsprogramm beeinträchtigte.
Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:
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Die Geschäftsjahre von 57 Buchungskreisen mit der Geschäftsjahresvariante SY wurden erfolgreich angeglichen.
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100 % der historischen Geschäftsjahresdaten wurden zum Go-live auf die neue Geschäftsjahresstruktur umgestellt.
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Jeder Testzyklus wurde planmäßig oder sogar etwas früher abgeschlossen.
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Bereits im ersten Testlauf (Mock 0) lag die Genauigkeit der Umstellung bei über 80 % – gegenüber einem üblichen Ausgangsziel von 50 %. .
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Der Dry Run wurde sechs Stunden früher als geplant abgeschlossen.
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Der Go-live im Produktivsystem wurde zehn Stunden früher als geplant abgeschlossen.
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Durch Performance-Optimierungen konnte die erwartete Downtime reduziert und nahezu ein Near-Zero-Downtime-Ansatz erreicht werden – ohne den Einsatz von Datenbank-Triggern.
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Die Geschäftsjahresumstellung ließ sich ohne Konflikte mit der parallel laufenden Migration auf SAP RISE durchführen.
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Ein während der Hypercare-Phase identifiziertes Problem mit einer HANA CDS View konnte schnell behoben werden.
Durch den früher als geplanten Abschluss der Geschäftsjahresumstellung reduzierte Florida Crystals das Projektrisiko, hielt die parallele SAP-RISE-Migration auf Kurs und schuf für die betroffenen S/4HANA-Buchungskreise eine einheitliche Geschäftsjahresstruktur.
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